Title Image

Répertoire de nos outils

La Caisse à outils contient actuellement 266 outils pratiques dédiés à la gestion des arts. 141 de ces modèles et gabarits sont disponibles en Français et 125 en Anglais.

Pour accéder à ces outils, nous vous invitons à parcourir le répertoire suivant. Des filtres de recherche peuvent vous aider à identifier vos outils de prédilection. Sinon, veuillez inscrire un mot-clé qui pourra diriger la recherche.

Lectures suggérées sur l’équité, la diversité et l’inclusion
Outil #101

L’outil «Lectures suggérées sur l’équité, la diversité et l’inclusion» propose des ressources sur ces questions.

101 Vous trouverez ci-dessous une liste de ressources-clés d’organismes de Montréal et de Toronto pour approfondir vos connaissances en matière d’équité, de diversité et d’inclusion. Il s’agit d’un point de départ et nous vous recommandons de compléter ces lectures par d’autres ressources électroniques et imprimées.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: L'équité, la diversité, l'inclusion
Suggested Reading on Equity, Diversity and Inclusion
Outil #101

The tool "Suggested Reading on Equity, Diversity and Inclusion" provides a list of resources for further understanding matters related to equity, diversity and inclusion.

101 Included below is a list of key resources from organizations in Montreal and Toronto to consult to deepen your awareness of issues related to equity, diversity and inclusion. This is merely a place to begin and we recommend that you compliment these readings with the extensive amount of other resources that are available both online and in print.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Equity, diversity and inclusion
Arbre décisionnel - Stratégie et développement
Outil #111

L’outil «Arbre décisionnel - Stratégie et Développement» est une aide à la décision lorsque vous entreprenez des démarches de développement pour votre organisation ou pour un projet spécifique.

111 Cet outil prend sa pertinence lorsque vous avez besoin de vous ressourcer et de visualiser vos prochaines étapes de travail et décisions à prendre. Il permet de déterminer les étapes à suivre selon vos besoins et les éléments que vous devrez produire.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Planification stratégique
Decision tree : Vision, Strategy and Governance
Outil #111

The "Decision Tree: Vision, Strategy and Governance" flowchart is a decision support tool that can be used for developing your organization or for a specific project. It helps you determine the steps to take depending on your needs and the type of plan or project you’re working on.

111 This tools is useful when you are considering what type of Vision, Strategy and Governance tool you need for your project and/or your organization.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Strategic Planning
Cercle d'or
Outil #112

L’outil «Cercle d’or» est un moyen de comprendre, rapidement et visuellement, le cœur de votre organisation. Dans cet exercice, vous devez identifier les «pourquoi», «quoi» et «comment» reliés aux activités de votre quotidien et/ou celui de votre organisation.

112 Cet outil est un moyen de mousser les réflexions et les discussions avant d’identifier votre mission, votre vision et vos valeurs. L’outil est utile lorsque vous voulez poser un diagnostic sur votre organisation et mieux comprendre sa raison d’être. Le format de ce document est Google Slides, vous pouvez donc projeter cet outil pour nourrir vos discussions. Nous recommandons de faire l’exercice en équipe et avec le conseil d’administration.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Planification stratégique
Golden Circle
Outil #112

The "Golden Circle" tool is a way to rapidly understand in a visual manner the heart of your organization. In this exercise, you must identify the “what”, “why” and “how” linked to you or your organization’s daily operations.

112 This tool is a way to stimulate reflection and discussion before identifying your mission, vision and values. The format of this tool is Google Slides, and so you can project this tool onto a screen. We recommend doing this exercise as a team and with your board of directors.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Strategic Planning
Rédiger sa vision, sa mission et ses valeurs
Outil #113

L’outil «Rédiger sa vision, sa mission et ses valeurs» est un moyen de réfléchir, en groupe, à ces éléments fondamentaux de votre organisation.

113 L’outil est utile lorsque vous voulez définir les fondements de votre organisation et mieux comprendre sa raison d’être. Le format de ce document est Google Slides, vous pouvez donc projeter cet outil pour nourrir vos discussions. Chacune des diapositives a pour objectif de guider vos questionnements. Nous recommandons de faire l’exercice en équipe et avec le conseil d’administration.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Planification stratégique
Drafting your Mission, Vision and Values
Outil #113

Use the "Drafting Your Mission, Vision and Values" tool to discuss your organization’s basic characteristics as a group.

113 Use this tool when you want to define your organization’s foundations and purpose. Each slide is designed to help guide your exploration. As this is a Google Slides file, you can project it on a screen. We recommend conducting this process as a team and with the organization’s Board of Directors.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Strategic Planning
Le modèle Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces (FFOM)
Outil #114

L’outil «Le modèle Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces (FFOM)» est une analyse qui permet de voir comment votre projet se démarque sur le marché et dans son environnement, de quelle façon vous pouvez le faire croître, sur quels leviers internes vous pouvez tabler et où sont vos vulnérabilités.

114 L’outil est utile lorsque vous voulez poser un diagnostic de votre organisation et mieux comprendre ses problématiques. Ce processus tient compte des facteurs internes et externes. Nous recommandons de faire l’exercice en équipe et avec le conseil d’administration lorsque cela concerne l’ensemble de l’organisation. Nous vous suggérons de remplir le modèle FFOM en premier et d’utiliser la grille d’analyse pour vous aider à remplir la section diagnostic.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Planification stratégique
Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT) Model
Outil #114

The "Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT) Model" tool is an assessment that shows how your project stands out in the market and in your environment, how you can further develop it, what internal mechanisms you can use, and where your vulnerabilities lie.

114 Use this tool when you want to perform a diagnosis of your organization and get a better understanding of its issues. This process looks at both internal and external factors. We suggest filling in the SWOT template first and then using its results to help you fill in the diagnostics section. We recommend conducting this process as a team and, if it applies to the organization as a whole, with the Board of Directors.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Strategic Planning
Plan stratégique
Outil #115

L’outil «Plan stratégique» est un canevas permettant de guider la réflexion stratégique de votre organisation sur trois niveaux: orientation, stratégie, actions.

115 Le plan stratégique est un plan à moyen terme qui porte sur les objectifs fondamentaux d’une organisation et sur les grandes lignes des actions à mener en fonction des choix stratégiques. C’est un outil prévisionnel qui peut s’échelonner sur 2 à 5 ans. Un bon plan stratégique est audacieux, réalisable, financièrement viable, cohérent et mobilisant. L’outil est utile lorsque vous êtes en phase de réflexion stratégique pour les prochaines années. L’aide d’un consultant peut être nécessaire. Consultez votre équipe et votre entourage lors de la complétion de l’outil et inspirez-vous de modèles existants.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Planification stratégique
Strategic Plan
Outil #115

The "Strategic Plan" tool is a framework that guides your organization’s strategic thinking at three levels: priorities, strategies, actions.

115 A strategic plan is a medium-term plan that covers an organization’s basic goals and outlines the actions it will carry out, in view of its strategic choices. Use this tool when you want to think strategically several years ahead. It is a future-oriented tool with a 2- to 5-year horizon. A good strategic plan is bold, achievable, financially viable, consistent and motivational. You may need the assistance of a consultant. Consult your team and the people you know when completing this tool and draw inspiration from existing examples.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Strategic Planning
Plan d'action
Outil #116

L’outil «Plan d’action» est un document permettant d’organiser les orientations, stratégies et actions proposées dans le plan stratégique.

116 Un plan d’action est un plan à moyen terme qui présente les actions à mener et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs quantitatifs et qualitatifs d’un projet ou d’une partie d’un projet. C’est le processus qui permet d'atteindre les objectifs stratégiques et qui permet à l’organisme de réaliser sa mission. Cet outil doit être rempli après rédaction de votre Plan stratégique. Il est important de le consulter et de le mettre à jour régulièrement, cet outil est votre tableau de bord pour mettre en oeuvre votre plan stratégique. L’aide d’un consultant peut être nécessaire. Consultez votre équipe et votre entourage lors de la complétion de l’outil et inspirez-vous de modèles existants.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Planification stratégique
Action Plan
Outil #116

The tool "Action Plan" is a document that helps with organizing the priorities, strategies and actions that are proposed in the strategic plan.

116 An action plan is a medium-term plan that sets out the actions to be taken and the means necessary to achieve the quantitative and qualitative objectives of a project or part of a project. It is the process by which the strategic objectives are achieved and by which the organization achieves its mission. This tool must be completed after filling out your Strategic Plan. It is important to consult this tool and to update it regularly, as it is what you will be using to put in place your Strategic Plan. The help of a consultant may be necessary. Consult with your team and your entourage once you have completed the tool and get inspiration from existing templates.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Strategic Planning
Étude de marché
Outil #121

L’outil «Étude de marché» est un guide servant à évaluer la faisabilité d’un projet (ex. : tournée, location d’espace, produits dérivés, projet social…) et/ou l’efficience d’une organisation.

121 Une étude de marché permet d’obtenir de l’information précise sur les clients (ex.: diffuseurs, publics, donateurs...), la concurrence et le marché d’un projet et/ou d’une organisation. C’est un processus de récolte, de tri et d’analyse d’information. Il permet d’aller justifier la pertinence de votre démarche auprès des parties prenantes (ex. : instances de financement, donateurs, partenaires...). Cet outil est également un moyen de verbaliser votre projet dans un langage d’affaires. Par contre, cet outil ne permet pas de mesurer l’impact social, un indicateur de performance crucial pour le milieu culturel. L’outil est nécessaire surtout lors d’un démarrage de projet ou d’organisation ou lorsqu’une étude de marché est demandée par les parties prenantes (toutes personnes ou organisations qui ont un impact direct ou indirect sur l’organisation et/ou le projet). Néanmoins, c’est un excellent exercice pour comprendre la viabilité financière possible de votre projet et/ou organisation
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Démarrage et déploiement
Market Study
Outil #121

The "Market Study" tool is a guide for evaluating the feasibility of a project (e.g. touring, space rental, merchandising, a social project) and/or the efficiency of an organization.

121 A market study provides specific information on clients (e.g. presenters, audiences, donors), the competition and the market for a project and/or organization. It involves gathering, sorting and analyzing information. It serves to show stakeholders (funding bodies, donors, partners, etc.) that you have a sound plan. It is also a way to set out your project in business language. On the other hand, this tool does not measure social impact, which is a crucial performance indicator for the cultural community. This tool is needed primarily when starting up or organizing a project, or when stakeholders (any person or organization with a direct or indirect impact on the organization and/or the project) ask for a market study. That being said, using the tool is an excellent way to understand the potential financial viability of your project and/or organization.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Start-up and Implementation
Matrice de modèle d'affaires (BMC)
Outil #122

L'outil «Matrice de modèle d’affaires» (angl. business model canvas) est utilisé pour préparer le démarrage d’un projet et/ou un moyen de repositionner celui-ci durant sa réalisation.

122 L’outil est utile lorsque vous voulez comprendre, de manière synthétique, le fonctionnement de votre organisation et/ou d'un projet et permet d’en comprendre les forces et les failles. Il vous permet de communiquer votre projet de manière efficace tout en favorisant la pensée stratégique, l’échange d’idées et le travail en équipe. Dans cet outil, le terme «client» désigne toute personne avec qui l’organisation fait affaire (ex.: public, diffuseur, partenaires, donateurs, etc.). L'outil peut demander l'aide d'un consultant externe pour le processus de réflexion. Nous recommandons de faire l'exercice en équipe.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Démarrage et déploiement
Business Model Canvas (BMC)
Outil #122

The "Business Model Canvas" is a tool for planning a project start-up or to re-position the project during its implementation.

122 It provides a way for you to communicate your project effectively and it fosters strategic thinking, the exchange of ideas and teamwork. The tool is useful when you want to have a snapshot of how your organization or project is structured and understand its strengths and weaknesses. In this tool, the term “client” means anyone the organization engages with (e.g.: members of the public, presenters, partners, donors, etc.).
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Start-up and Implementation
Plan d'affaires
Outil #123

L’outil «Plan d’affaires» est un modèle utile lorsque vous êtes en phase de démarrage d’un projet, en création d’organisation ou en démarches entrepreneuriales. Il permet d’aller justifier la pertinence de votre démarche auprès des parties prenantes (instances de financement, donateurs, partenaires, etc.).

123 Le plan d’affaires présente de manière quantitative et qualitative la création ou le développement d’un projet grâce à une description détaillée des objectifs projetés, de la structure souhaitée et du mode de fonctionnement prévu. Cet outil est également un moyen de verbaliser votre projet dans un langage d’affaires. Veuillez noter que toutes les sections ne sont pas obligatoires, allez-y selon la pertinence pour votre projet. L’outil est nécessaire lorsqu’un plan d’affaires est demandé par les parties prenantes (toutes personnes ou organisations qui ont un impact direct ou indirect sur l’organisation et/ou le projet) lors d’un démarrage de projet ou d’organisation. Dans le cas où un plan d’affaires n’est pas obligatoire, nous vous suggérons plutôt de compléter le 122 Matrice de modèle d’affaires (BMC), qui est plus simple et accessible.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Démarrage et déploiement
Business Plan
Outil #123

The "Business Plan" tool is a template to be used in the project start-up phase, when setting up an organization, or when embarking on a new strategic direction. It serves to demonstrate to stakeholders (funding bodies, donors, partners, etc.) that you have a viable forward-looking plan.

123 A business plan is a quantitative and qualitative description of the project creation or development process, including details of the projected objectives, structure and operating methods. Note that not all the sections are mandatory; use the ones that are relevant to your project. This tool is needed when stakeholders (any person or organization with a direct or indirect impact on your organization and/or project) ask to see a business plan at the beginning of a project or the start-up of an organization. If a business plan is not required, we suggest completing the tool 122 Business Canvas Model, which is a simplified version.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Start-up and Implementation
Cartographie de ma transformation numérique
Outil #124

L'outil «Cartographie de ma transformation numérique» sert à orienter votre réflexion pour identifier vos besoins et objectifs à l'interne et à l'externe afin de maximiser vos changements.

124 La transformation numérique désigne le processus qui consiste, pour une organisation, à intégrer pleinement les technologies numériques (ex. : logiciel CRM [outil de gestion de la relation client], site web, logiciel GED [gestion électronique des documents]) dans l’ensemble de ses activités. Il est suggéré d'utiliser l'outil lorsque vous commencez un projet de transformation numérique ou lorsque vous voulez optimiser votre processus actuel. L'outil peut servir de boussole tout au long de votre projet de transformation numérique.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Démarrage et déploiement
Mapping My Digital Transformation
Outil #124

The "Mapping My Digital Transformation" tool can be used to guide the process of identifying your needs and objectives, internally and externally, in order to support effective change.

124 Digital transformation is the process of incorporating digital technologies (e.g.: customer relationship management (CRM) software, website, electronic document management (EDM) system) into all of an organization’s activities. It is recommended that you use the tool when you are starting a digital transformation project or when you want to optimize your current processes. Use this tool to guide you through your digital transformation project.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Start-up and Implementation
Gestion de projet : Méthode Agile simplifiée
Outil #125

L’outil «Gestion de projet - Méthode Agile simplifiée» est une introduction au monde de la méthode Agile pour le milieu culturel. La méthode Agile est une approche incrémentale (par paliers) et itérative (avec des cycles répétés) de développement et gestion de projet.

125 Cette méthode est appuyée par des techniques qui permettent de réaliser des projets et des activités à forte valeur ajoutée pour l’organisation tout en étant adaptable au contexte changeant de l’environnement. Il est important de comprendre qu’il faut de la pratique et de la patience pour devenir fluide dans cette manière de fonctionner. Veuillez noter qu'un projet comprend plusieurs sprints, chacun ayant son propre tableau de bord. Cet outil doit être mis à jour de manière quotidienne. Cet outil est dédié en majeure partie à un responsable de projet qui, à son tour, le partagera avec son équipe.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Démarrage et déploiement
Project Management: Agile Method Simplified
Outil #125

The "Project Management: Agile Method Simplified" tool introduces you to the world of Agile for the cultural milieu. The Agile method is an approach for developing and managing projects based on breaking the project down into smaller pieces (incremental), and reviewing and refining at each step in the process (iterative).

125 Its techniques let you complete added-value projects and activities for your organization while adapting to ever-changing conditions in your environment. It is important to remember that it takes practice and patience to become fluid in this way of working. Please note that a project will comprise many sprints, each of which will have its own dashboard. The tool needs to be updated on a daily basis. It is meant mainly for the project leader, who will then share it with their team.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Start-up and Implementation
Trousse pour la structuration organisationnelle
Outil #131

La «Trousse pour la structuration organisationnelle» vous permet de réfléchir à votre structure organisationnelle actuelle et à celle à laquelle vous aspirez, peut importe que vous soyez un·e artiste individuel·le ou à la direction d'un OBNL (ou quelque part entre les deux).

131 Elle contient une fiche informative analysant les principales différences entre trois types de structures organisationnelles, soit l'entreprise individuelle, l'organisme à but non lucratif (OBNL) et la coopérative. Cet outil est utile lors du développement de plans stratégiques d'un organisme ou collectif. L'onglet "Autoévaluation pour déterminer votre structure organisationnelle" prend la forme d'un questionnaire servant à déterminer quel type de structure organisationnelle correspond le plus à vos besoins et objectifs actuels et ceux à venir.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Structure organisationnelle
Organizational Structure Toolkit
Outil #131

The "Organizational Structure Toolkit" helps you to reflect upon your current organizational structure and what you would like it to be, regardless of whether you are an individual artist or the director of a not-for-profit organization (or somewhere in-between).

131 Included is an infosheet that breaks down the major differences between three different types of organizational structures, those being the sole proprietorship, the not-for-profit organization and the co-operative.The tab "Self-Assessment for Determining your Organizational Structure" serves as a kind of questionnaire for determining which type of organizational structure corresponds most strongly to your present and future needs and objectives. This tool can be useful when developing the strategic plans of an organization or collective. Lastly, the tab "Development Plan Checklist" is for you to fill out if you have determined that incorporating a not-for-profit organization or constituting a co-operative is right for you, to ensure that you have all that you need to start up this kind of initiative.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Organizational structure
Company Organigramme for a Working Board
Outil #132

The tool "Company Organigramme for a Working Board" is an example of what the organizational structure of a working board can look like.

132 This tool can be useful on occasion, whenever you are contemplating the structure of your organization. When drafting your own company organigramme, the assistance of a strategic planning consultant may be necessary.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Organizational Structure
Company Organigramme for an Advisory Board
Outil #133

The tool_ "Company Organigramme for an Advisory Board" _allows you to visualize what the general structure of an organization with an advisory board looks like.

133 This tool can be useful on occasion, whenever you are reflecting on the structure of your organization. When drafting your own company organigramme, the assistance of a strategic planning consultant may be necessary.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Organizational Structure
Code de conduite pour le conseil d’administration et les membres de comité
Outil #141

Le «Code de conduite pour le conseil d’administration et les membres de comité» est un outil qui définit les comportements que l’organisme juge comme étant acceptables pour le conseil d’administration et les membres de comité.

141 Cet outil sert à l’intégration de nouveaux·lles membres au conseil d’administration et au sein de comités. Il définit également parfois des normes organisationnelles, ainsi que les sanctions et conséquences en cas de non-respect du code de conduite. Cet outil doit aussi reposer sur des considérations éthiques et juridiques. Par ailleurs, il est préférable de le rédiger et présenter conjointement avec la Politique anti-harcèlement de l’entreprise (voir l’outil 142 de la Machinerie: Guide sur une politique anti-harcèlement).
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: généralités
Board of Directors and Committee Member Code of Conduct
Outil #141

The tool "Board of Directors and Committee Member Code of Conduct" provides a template that outlines what an organization considers are acceptable behaviours for their board and/or committee members.

141 It additionally sets organizational standards and describes the consequences and sanctions that result from not heeding the code of conduct. Codes of conduct should also include ethical and legal considerations and should be developed and presented alongside a company’s official Anti-Harassment Policy (see tool 142 Anti-Harassment Policy Guide by the Machinery).
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Generalities
Guide sur une politique anti-harcèlement
Outil #142

Le «Guide sur une politique anti-harcèlement» est un outil qui définit les étapes à suivre pour créer une telle politique.

142 En vertu de cette politique, le harcèlement est interdit en milieu de travail. Par conséquent, elle doit définir le type de comportement qui est considéré comme du harcèlement, ainsi que les rôles et responsabilités au sein de l'organisation dans ce domaine. La politique doit aussi présenter les procédures et les mesures à prendre en cas de harcèlement. Au Québec, tous les employeurs sont tenus par la loi de se doter une politique anti-harcèlement depuis le 1er janvier 2020. En ce qui concerne le Conseil des arts du Canada, les organismes qui bénéficient de financement doivent adopter une politique anti-harcèlement d'ici 2024. Note : le contenu de cette politique est présenté à titre informatif uniquement et ne constitue aucunement un avis juridique.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: généralités
Anti-Harassment Policy Guide
Outil #142

The tool "Anti-Harassment Policy Guide" outlines the steps to take when creating an anti-harassment policy.

142 An anti-harassment policy is a policy that prohibits harassment in the workplace. It should define what types of behaviours are considered “harassment”, outline the roles and responsibilities within the organization in regards to harassment, and what steps and procedures will be taken should a case of harassment occur. In Quebec, it is law as of January 1, 2020 that all employers have in place a policy to prevent harassment. From the perspective of the Canada Council for the Arts, organizations on core funding are required to have an anti-harassment policy by 2024. Note: the content in this guide is for informational purposes only, and should not be treated as legal advice.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Generalities
Board and Committee Meeting Toolkit
Outil #143

The tool "Board and Committee Meeting Toolkit" serves as a general guideline regarding three essential elements used during board meetings, annual general meetings, and committee meetings: those being agendas, resolutions, and minutes.

143 This tool can be used at any time, as an introduction for board members who are just starting out or who would like to refresh their knowledge on the basic elements that are involved with the different types of governance meetings.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: generalities
Guide sur les règlements généraux et modifications aux règlements généraux
Outil #144

Le _Guide sur les règlements généraux et modifications aux règlements généraux _est un outil pour les nouveaux·lles membres de conseils d’administration. Il s’agit d’une introduction pour apprendre à quoi servent les règlements généraux ou règlements administratifs pour les organismes à but non lucratif.

144 Cet outil s’utilise régulièrement, en guise d’introduction pour les nouveaux·lles membres du conseil d’administration ou pour les membres qui veulent se rafraîchir la mémoire sur le rôle des règlements généraux pour les organismes à but non lucratif.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: généralités
Guide for By-laws and By-law Amendments
Outil #144

The tool "Guide for By-laws and By-law Amendments" serves as an introduction to by-laws for those who have just joined a board of directors and would like to inform themselves on what they are, why they are important, and what function they serve in the operations of a not-for-profit organization.

144 This tool can be used at any time, as an introduction for board members who are just beginning their mandate or who would like to refresh their knowledge on by-laws and their role in a not-for-profit organization.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: generalities
Board Nomination Form
Outil #151

The tool "Board Nomination Form" provides a sample template of a form to be used by a not-for-profit organization when nominating new candidates for its board of directors prior to its annual elections.

151 This tool can be useful annually, when preparing for AGM elections.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: conseil d'administration
Board Member Agreement
Outil #152

The tool "Board Member Agreement" provides a sample template of an agreement that lists the responsibilities and expectations for a board member who is new to an organization.

152 This agreement, while not legally binding, does reinforce the board member’s commitment to the organization and its mission. When creating a board member agreement be sure to take your organization’s mandate, mission, values and by-laws into consideration. This agreement should be discussed with the incoming board member in advance so that all parties are privy to the expectations and legal responsibilities that they are accepting to take on.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Board of Directors
Introductory Guide for Board Members
Outil #153

The tool "Introductory Guide for Board Members" is a guide for new members on a board of directors so as to facilitate their transition onto the board and to ensure that they understand their role as well as that of the overall board and the management.

153 This tool can be used at any time, as an introduction for board members who are just starting out or who would like to refresh their knowledge on boards. The tool provides a breakdown of the difference between the board of directors and management, as well as the roles and responsibilities of board members.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Board of Directors
Ordre du jour pour une réunion de conseil d'administration
Outil #154

L’outil «Ordre du jour pour une réunion de conseil d’administration (CA)» est un gabarit servant de base pour l’organisation d’une réunion de CA.

154 À cet effet, un ordre du jour indique l’ordre des points qui seront discutés lors de la réunion afin que tou⋅te·s les participant⋅e·s connaissent à l’avance le contenu de la réunion et puissent se préparer en conséquence. L’ordre du jour sert d’aide-mémoire pour s’assurer que tous les points importants seront abordés et sert de guide à la présidence de séance.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: conseil d'administration
Board Meeting Agenda
Outil #154

The "Board Meeting Agenda" tool is a template used as a basis for organizing a board of directors meeting.

154 To this end, an agenda indicates the order of the items to be discussed at the meeting so that everyone can know in advance the content of the meeting and can prepare accordingly. The agenda serves as a checklist to ensure that all important items will be addressed and as a guide for the chairperson of the meeting. The tool is used at each board meeting.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Board of Directors
Tableau de bord pour rencontre avec le conseil d'administration
Outil #155

L’outil «Tableau de bord pour rencontre avec le conseil d’administration» est un exemple de rapport d’activités que la direction générale peut remettre aux administrateurs avant la rencontre du conseil d’administration.

155 Cet outil est un bon moyen d’avoir un aperçu des derniers évènements et avancées de l’organisation. Veuillez noter que vous pouvez modifier les catégories selon vos préférences. L’outil est utilisé à chaque rencontre du conseil d’administration, et est rédigé par la direction générale.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: conseil d'administration
Organizational Dashboard for a Meeting with the Board of Directors
Outil #155

The "Organizational Dashboard for a Meeting with the Board of Directors" is a sample activity report for the executive director to submit to the directors before a board meeting.

155 It gives an overview of the organization’s latest events and achievements. The categories can be changed according to your preferences. The tool is used for each meeting of the board of directors and is filled by the executive director.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Board of Directors
Procès-verbal
Outil #156

L’outil «Procès-verbal» est un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion. Son objectif est d’être un «témoin» et de servir de référence dans l’avenir.

156 Le procès-verbal se distingue du compte-rendu surtout par son caractère officiel. En effet, une fois certifié par la présidence de la personne morale ou d’assemblée ou le secrétaire de la personne morale, le procès-verbal est intégré aux registres de la personne morale et fera preuve de son contenu jusqu’à preuve du contraire. Quoiqu’il soit souvent d’usage d’approuver un procès-verbal, l’omission de le faire ne l’invalide pas. Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger un procès-verbal. Ce gabarit générique s’applique à des situations simples. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation. À cet égard, il est recommandé de consulter au besoin un conseiller juridique membre du Barreau du Québec.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: conseil d'administration
Board Meeting Minutes
Outil #156

The "Board Meeting Minutes" tool is a template used as a basis for recording a board of directors meeting.

156 The tool is used at each board meeting. The tool is drafted by the secretary of the board of directors or the secretary of the board meeting.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Tookit: Board of Directors
Committee Guide
Outil #161

The tool "Committee Guide" is a breakdown of the different kinds of committees that are common to not-for-profit arts organizations.

161 This tool can be used at any time, as an introduction for board members who are just beginning their mandate or who would like to refresh their knowledge on committee protocol. It includes the different types of committees (e.g. standing, ad hoc, etc.) and descriptions of the committees that are commonly established in these organizations (e.g. executive committee, finance committee, etc.).
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Committees
Committee Roles Infosheet
Outil #162

The tool "Committee Roles Infosheet" is a brief guide that breaks down the responsibilities of the different participants in a committee meeting, namely the committee chair and the committee members.

162 This tool can be used at any time, as an introduction for new committee members or new committee chairs.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Committees
Committee Meeting Agenda
Outil #163

The "Committee Meeting Agenda" tool is a template that serves as the basis for organizing a committee meeting.

163 To this end, an agenda indicates the order of the items to be discussed at the meeting so that everyone can know in advance the content of the meeting and can prepare accordingly. The agenda serves as a checklist to ensure that all important items will be addressed and as a guide for the chairperson of the meeting. The tool is used at each committee meeting and is drafted by the chairperson of the meeting.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Committees
Committee Meeting Minutes
Outil #164

The "Committee Meeting Minutes" tool is a template used as a basis for recording a committee meeting.

164 The tool is used at each committee meeting and is drafted by the secretary of the committee meeting.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: Committees
Annual General Meeting (AGM) Document Checklist
Outil #171

The tool "Annual General Meeting (AGM) Document Checklist" is a list of documents to prepare prior to your organization's annual general meeting.

171 This tool can be used occasionally/annually, when preparing for an AGM.This tool can be shared amongst board members and staff to be completed in a collaborative manner.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: General Meetings
Ordre du jour pour une assemblée général annuelle (AGA)
Outil #172

L’outil «Ordre du jour pour une Assemblée générale annuelle (AGA)» est un gabarit servant de base pour l’organisation d’une AGA.

172 Durant une assemblée, l’organisation présente ses réalisations (sous forme de rapport annuel, par exemple), fait la revue des succès et des difficultés de l’année précédente et présente sommairement les projets à venir. Lors d’une AGA, l’organisation présente ses états financiers et procède à l'élection des administrateurs⋅trices du conseil d'administration. L’AGA constitue un moment fort de mobilisation pour une organisation et a pour principal objectif d’informer les différentes parties prenantes (administrateurs⋅trices, membres, employés⋅es, …)
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: Assemblées générales
Annual General Meeting (AGM) Agenda
Outil #172

The "Annual General Meeting (AGM) Agenda" tool is a template that serves as the basis for organizing an AGM.

172 An annual general meeting (AGM) is a meeting of all the members/stakeholders of an incorporated not-for-profit organization. The tool is used annually at each general meeting, generally within 3 months of the end of the fiscal year and is drafted by management or the chairperson of the meeting.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: General Meetings
Annual General Meeting (AGM) Annotated Agenda
Outil #173

The "Annual General Meeting (AGM) Annotated Agenda" tool is a guide with useful information related to AGMs to help conduct you through the process.

173 The tool is used annually at each general meeting, generally within 3 months of the end of the fiscal year. The tool is drafted by management or the meeting chair.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: General Meetings
Rapport annuel d'activités
Outil #174

L’outil «Rapport annuel» sert à résumer les activités d’une organisation pour une année et présente les états financiers de celle-ci.

174 Certaines organisations ont l’obligation de produire ce genre de document (ex.: société d’État). Souvent le rapport annuel est un moyen d’aller chercher de nouveaux partenaires, donateurs, membres du CA, etc. Ainsi, le rapport annuel est, en grande partie, un outil de promotion pour votre organisation. C’est pourquoi nous vous suggérons fortement d’aller consulter des exemples de rapports annuels d’organisations connexes sur le web et d’afficher un design différent et accrocheur. Le modèle fourni par la Machinerie est simple par choix, l’idée étant de seulement vous partager le contenu sans vous influencer au niveau du contenant.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Trousse de gouvernance: Assemblées générales
Annual Report
Outil #174

The "Annual Report" tool summarizes an organization’s activities for one year and presents its financial statements.

174 Certain organizations have the obligation of producing this kind of document (ie. a state-owned enterprise). Often the annual report is a means of finding new partners, donors, board members, etc. Thus, the annual report is, in large part, a tool for promoting your organization. It is why we strongly suggest that you consult examples of annual reports from related organizations on the web and it is why we recommend that you have a different, eye-catching design for it. The template provided by the Machinery is simple by choice, the idea being to only share with you the content of the tool without influencing you at the level of its form.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Governance Toolkit: General Meetings
Prérequis pour une culture organisationnelle autour des données
Outil #181

L'outil «Prérequis pour une culture organisationnelle autour des données» vous permet d'organiser votre réflexion, d'identifier vos besoins et de mobiliser votre équipe afin d’implanter une culture des données dans votre organisation.

181 L'outil est une introduction à l'importance stratégique des données et vous permet de réfléchir à vos besoins et objectifs organisationnels tout en vous offrant des trucs et astuces pour mobiliser votre équipe autour de la gestion des données. L’outil peut servir de boussole tout au long de votre projet de mise en place ou de refonte de votre base de données.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Glossaire : Gestion de données
Outil #182

L’outil «Glossaire : Gestion de données» est un lexique qui rassemble les notions de base dans le domaine des données.

182 L’outil peut servir de boussole tout au long de votre projet de mise en place ou de refonte de votre base de données. L’outil vous propose une définition concise des notions importantes ainsi que des exemples et ressources pour aller plus loin.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernances des données
Ressources sur la cybercitoyenneté et cybersécurité
Outil #183

L’outil «Ressources sur la cybercitoyenneté et la cybersécurité» sert à vous guider dans l’utilisation de la plateforme Cyber sain et sauf.

183 À travers une approche pédagogique, cette plateforme numérique vous accompagne pas à pas dans la compréhension de la notion de cybersécurité et la mise en place d’une politique de gestion des données. Vous trouverez les étapes principales pour naviguer dans cette plateforme numérique, des liens cliquables, des explications ainsi que des ressources complémentaires.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Cahier des charges : Mise en place d'un CRM
Outil #184

L’outil «Cahier des charges : mise en place d'un CRM» est une feuille de route pour bâtir ou reformater un CRM au sein de votre organisation. Il vous permet d’organiser votre réflexion, d’identifier vos besoins et objectifs, de construire votre équipe de projet et de comparer les solutions existantes.

184 Un logiciel CRM, de l’anglais "customer relationship management", est un outil de gestion de la relation client. C’est votre base de données interne qui, en plus d’être le gardien de vos contacts, vous permet d’optimiser les interactions de votre organisation avec vos clients (ex.: public, donateurs, partenaires, subventionneurs, etc.) actuels et potentiels. Il permet aussi, selon le logiciel, d’optimiser vos processus de travail (ex.: publipostages, émission de reçus pour fin d’impôt, campagnes marketing, ventes de billets, etc.). Étant donné que l'offre de CRM est très changeante, la Machinerie ne fournit pas dans cet outil de comparaison des CRM offerts sur le marché. Nous vous suggérons de remplir vous-même l’onglet de la grille comparative des fonctionnalités pour trouver la solution qui vous convient le mieux.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Requirements for the Implementation of a CRM
Outil #184

The "Requirements for the Implementation of a CRM" tool is a roadmap to setting up or redesigning your organization’s CRM. It is designed to help you organize your thoughts, identify your needs and goals, assemble your project team and compare CRM software.

184 CRM stands for customer relationship management. CRM software is used to maintain an internal database for the purpose of managing customer relationships. In addition to storing your contacts, it helps you optimize your organization’s interactions with its current and potential clients (e.g. audiences, donors, partners, funding bodies, etc.). Depending on the software, it may also be possible to use it to optimize business processes (e.g. direct mail, tax receipts, marketing campaigns, ticket sales, etc.). As the products on the market are changing fast, a comparison of available CRMs is not included in this tool. We recommend that you fill out the Feature Comparison tab yourself to find the software that best meets your needs.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: The Culture, Management and Governance of Data
Cahier des charges : gestion et entretien d’une base de données
Outil #185

L'outil «Cahier des charges : gestion et entretien d'une base de données» vous guide dans la mise en place de bonnes pratiques de gestion et d'entretien de données.

185 Cet outil donne accès à une grille informative qui vous permet de connaître les bonnes pratiques en matière d’hygiène de données et vous offre la possibilité de noter le degré d'acquisition de votre équipe. Aussi, l'outil possède un aide-mémoire des actions à poser vous permet de créer une routine d'entretien annuel de votre base de données. Vous trouverez également un gabarit pour créer votre liste de tâches de gestion.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Cahier des charges : intelligence d'affaires dans la gestion des données
Outil #186

L'outil «Cahier des charges : intelligence d'affaires dans la gestion des données» vous guide dans la compréhension et la mise en place de votre intelligence d'affaires grâce aux indicateurs de succès et à la création d'un tableau de bord pour vos données.

186 Vous trouverez une grille informative pour connaître et distinguer les quatre types d'indicateurs de succès, ainsi qu’un tableau pour vous aider à déterminer vos facteurs critiques de succès. Finalement, vous trouverez des trucs et astuces pour monter votre tableau de bord des données.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Guide de politique de gouvernance des données
Outil #187

L'outil «Cahier des charges : Guide de politique de gouvernance des données» est un gabarit servant de base pour la création d’une politique de gouvernance des données.

187 Cet outil vous donne accès à un aide-mémoire des objectifs d’une telle politique, les étapes à suivre pour créer votre politique de gouvernance des données, ainsi que la structure proposée. La mise en place d’une politique de gouvernance des données peut s'avérer une tâche complexe (aspects légaux) et dans certains cas l'aide d'un·e consultant·e pourrait être une ressource nécessaire. Il est suggéré de compléter l’exercice avec l’appui de la direction.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Introduction: Mutualiser ses données
Outil #188

«Introduction: Mutualiser ses données» est un outil introductif sur la mutualisation de données en culture.

188 Il est suggéré d'utiliser l'outil lorsque vous commencez un projet de mutualisation des données. L'outil sert de levier pour vous engager dans une démarche plus complète et globale de partenariat avec une ou plusieurs autres organisations.
Famille: Stratégie et développement · Vision, strategy and governance
Catégorie: Culture, gestion et gouvernance des données
Calendrier administratif
Outil #211

L’outil «Calendrier administratif» vous aide à planifier les différentes étapes de gestion de votre organisation, en offrant un aperçu de celles-ci sur une année complète.

211 Il permet de visualiser dans un tableur tous les éléments en lien avec les différentes obligations administratives d'une organisation et d'observer comment la réalisation de ceux-ci s'échelonne tout au long d'un exercice financier. De cette manière, vous pouvez mieux organiser vos échéanciers administratifs et préparer l'envoi des relevés, soumettre des rapports ou préparer de la documentation.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Les astuces de l'administration
Semainier de prise de notes
Outil #212

L’outil «Semainier de prise de notes» est un outil à remplir chaque semaine comme un outil de suivi et d’organisation d’idées.

212 Ce n’est pas un outil de planification, mais plutôt un moyen de rendre ludiques et efficaces les tâches quotidiennes. À remplir et mettre à jour chaque semaine par l'artiste, gestionnaire ou travailleur·euse culturel·le.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Les astuces de l'administration
Arts Advocacy Infosheet
Outil #213

The tool "Arts Advocacy Infosheet" provides an overview of what arts advocacy is and why it is important for artists, arts organizations and cultural workers to engage in it.

213 Also included are three straight-forward ways to start incorporating arts advocacy into your organization or arts practice, as well as a glossary of terms and suggestions for further reading. This tool is useful on occasion, when wanting to get involved in arts advocacy.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Tips related to administration
Aide-Mémoire : Inscription à Google pour associations
Outil #214

L’outil «Aide-mémoire - Inscription à Google pour les associations» (Google pour les entreprises) vous résume les étapes à suivre pour obtenir ces aides. Il est important de noter qu’avec la mise à jour constante de ces outils numériques, la Machinerie a pris la décision de ne pas expliquer l’usage de ces outils. Vous trouverez l’ensemble de cette documentation à jour en ligne.

214 TechSoup Canada est un OBNL dont la mission est de doter les organismes de charité et OBNL d’outils numériques abordables afin de les aider dans leur transformation numérique. Google pour les associations donne l’accès gratuit en ligne, aux OBNL et organismes de charité reconnus par TechSoup Canada, à Google Adwords / AdGrants, à la G Suite (ex.: Gmail, Google Docs) et à d’autres outils Google spécifiquement conçus pour le milieu.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Les astuces de l'administration
Google Ads et Google Ad Grants
Outil #215

L'outil «Google Ads et Google Ad Grants» vous permet de mieux comprendre l’importance et l’utilisation de ces deux composantes de la suite Google.

215 Un lexique de base vous permettra de vous familiariser avec le vocabulaire et les notions utilisées tout au long de l’outil. Vous serez ensuite amené à explorer l’écosystème de Google Ads, les étapes du processus de la régie publicitaire, un exemple concret ainsi que la planification des mots-clés. Par la suite, vous serez amené à explorer les étapes pour être éligible au programme Google Ad Grants en tant qu'organisme, les règlements ainsi que les avantages de s'y inscrire.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Les astuces de l'administration
Choisir un logiciel de travail numérique
Outil #216

L'outil «Choisir un logiciel de travail numérique» est un guide des outils informatiques disponibles pour votre équipe, selon trois catégories: les produits vedettes, les alternatives gratuites ou peu coûteuses et les outils open source (logiciels libres).

216 Cet outil prend sa pertinence lors de la remise en question ou la recherche d'outils numériques. Une grille d'exemples vous offre des choix de logiciels selon vos besoins afin de vous guider dans votre prise de décision. Vous trouverez également un lien externe vers un outil de comparaison qui comprend plus d'alternatives.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Les astuces de l'administration
Cahier des charges: Étapes d'adoption d'un outil de travail collaboratif en ligne
Outil #217

L'outil «Cahier des charges: Étapes d'adoption d'un outil de travail collaboratif en ligne» sert à orienter votre réflexion pour identifier vos besoins et objectifs quant à l'adoption, l'implantation et l'optimisation d'un outil de collaboration numérique.

217 Il est suggéré d'utiliser l'outil lorsque vous commencez un projet d'adoption d'un outil de travail collaboratif en ligne ou lorsque vous voulez optimiser votre processus actuel.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Les astuces de l'administration
Offre d'emploi type
Outil #221

L’outil «Offre d’emploi type» est un gabarit servant à composer une offre d’emploi pour votre organisation et/ou pour un projet spécifique.

221 L’outil est utile lorsque vous ou votre organisation êtes en phase de recrutement. Il est suggéré de le compléter avec l’appui de la direction de l’organisme. Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger des offres d’emplois et que vous pouvez adapter ce modèle à vos besoins.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Recrutement
Sample Job Posting
Outil #221

The "Sample Job Posting" is a template that can be used to draft a job offer for your organization and/or for a specific project.

221 Use this tool when you or your organization are hiring. Note that there is more than one way to write a job offer. This model can be adapted depending on your needs.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Recruitement
Organisateur de candidatures
Outil #222

L’outil «Organisateur de candidatures» sert à gérer les applications des candidats ayant postulé à un poste ou à un contrat pour vous et/ou votre organisation.

222 L’outil est utile lorsque vous ou votre organisation êtes en phase de recrutement. L’outil sert à rassembler l’information des candidats à un endroit précis et à organiser le tout en fonction des critères suivants : sélection à une entrevue, performance, commentaires, sélection du candidat, etc. Il est à noter que vous pouvez modifier cette liste de critères selon vos besoins. L’onglet «lieu d’affichage» sert à évaluer les plateformes de diffusion de votre offre d’emploi et leur performance dans un appel de candidatures précis.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Recrutement
Job Application Organizer
Outil #222

The "Job Application Organizer" can be used to manage applications for a position or contract with you and/or your organization. It brings together all the information about the candidates in one place and organizes it based on the following criteria: selection for an interview, performance, comments, candidate selection, etc.

222 Use this tool when you or your organization are recruiting. We suggest that you fill in the Job Application Organizer with the help of the organization’s management. You can change the list of criteria to suit your needs. Use the “Posting Site” tab to assess the platforms on which your job offer was posted and how well they performed in this specific case.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Recruitement
Canevas d'entrevue
Outil #223

L’outil «Canevas d’entrevue» sert à organiser et construire un plan d’entrevue. Il est aussi un guide d’évaluation des candidats pendant celle-ci et peut vous guider dans votre choix final.

223 L’outil est utile lorsque vous ou votre organisation êtes en phase de recrutement. Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de mettre sur pied une entrevue et que vous pouvez adapter ce modèle à vos besoins. De même, la Machinerie vous suggère de choisir un temps limite par section et/ou question pour structurer votre travail et rentabiliser votre temps.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Recrutement
Interview Outline
Outil #223

The "Interview Outline" tool can be used to prepare and organize an interview plan. It can also help you evaluate candidates during the interview and guide you in making your decision.

223 Use this tool when you or your organization are hiring. There are several ways to conduct an interview and you can adapt this model to your needs. The Machinery suggests setting a time limit for each section and/or question in order to structure the process and make efficient use of your time.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Recruitement
Guide sur les politiques de rémunération et les échelles salariales
Outil #231

Le «Guide sur les politiques de rémunération et les échelles salariales» est un outil qui vous aidera à définir, en fonction de vos valeurs, le salaire des artistes et travailleur·euse·s culturel·le·s que vous embauchez.

231 Il est important de réviser régulièrement et rigoureusement le salaire du personnel et des pigistes dans le milieu culturel. Grâce à cet outil, vous serez en mesure de fixer des taux de rémunération qui correspondent aux capacités financières de votre organisme, aux exigences du poste, ainsi qu'aux attentes du personnel et pigistes en matière salariale. L'outil est recommandé pour les organismes qui ont 10 employé·e·s ou moins comme première étape pour se doter d'une politique en matière d'équité salariale.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Contrats et politiques
Compensation Policy and Pay Scale Guideline
Outil #231

The tool "Compensation Policy and Pay Scale Guideline" allows you to outline your values in terms of pay for the artists and cultural workers you hire.

231 Compensation for staff and contract workers in the cultural sector should be thought through regularly and thoroughly. This guideline will help to define the pay rate that matches the organization’s financial capability, the requirements of the job, and the compensation that the employee or contractor can expect. This tool is recommended for use by organizations with 10 or fewer employees and is a first step for establishing a comprehensive pay equity policy.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Contracts and policies
Arts Administration Job Descriptions
Outil #232

The tool "Arts Administration Job Descriptions" gives a general overview of the typical tasks seen in arts administration roles in the performing arts sector.

232 The tab "Leadership Roles" describes the positions and tasks typically seen in arts leadership and the tab "Roles by Category of Work" describes tasks in various categories of work in arts administration. The final tab contains a blank table where you can copy and paste the tasks relevant to the job position you are looking to fill, to help you create a list of tasks for a job description. This tool lists the tasks of various positions only. When drafting a job description for the hiring process, other elements such as: required knowledge and skills for the position, salary, terms of employment, physical demands of the job, etc. must also be outlined. For more information on creating a detailed job description, please view the "Job Descriptions" document in the resource section below. Note: It is important to keep in mind that in arts administration, many of the roles contained in the first two tabs will be combined. The smaller the arts organization, the more likely it is that one person manages many roles throughout the year. In small arts organizations, it is possible that members of the board of directors will carry out some of the tasks contained in the first two tabs. This is what is referred to as a “working board”. If you are creating a role that combines many categories of work, be cognizant of the number of tasks you can assign to one person. Creating a schedule or calendar of tasks becomes essential to ensuring that an employee is not at risk of being overworked.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Contracts and policies
Contrat d'engagement d'un·e employé·e: durée déterminée
Outil #233

L’outil «Contrat d’engagement d’un.e employé.e: durée déterminée» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre un·e employé·e et son employeur.

233 Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger des contrats de travail. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation. En effet, une fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Par ailleurs, assurez-vous que le contrat conclu reflète l’entente intervenue et qu’il ne contrevient pas aux lois applicables dans le domaine du travail (normes du travail, santé et sécurité, etc.). À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec. Il est à noter que la personne signataire de l’entente au nom de l’employeur doit être autorisée à le faire par une résolution du conseil d'administration.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Contrats et politiques
Employment Contract for an Employee - Fixed Term
Outil #233

The "Employment Contract for an Employee: Fixed Term" tool is a basic template for establishing a contract between an employer and an employee.

233 There are several ways to write employment contracts. You should therefore adapt the template to each situation. Once signed, the contract governs the contractual relationship between the parties thereto. In addition, you should ensure that the contract reflects the agreement in place and does not violate applicable labour laws (occupational standards, health and safety, etc.). To that end, it is recommended that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar association. It should be noted that the person who signs the agreement on behalf of the employer must be authorized to do so by resolution of the board of directors.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Contracts and Policies
Contrat d'engagement d'un·e employé·e: durée indéterminée
Outil #234

L’outil «Contrat d’engagement d’un·e employé·e : durée indéterminée» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre un·e employé·e et son employeur.

234 Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger des contrats de travail. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation. En effet, une fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Par ailleurs, assurez-vous que le contrat conclu reflète l’entente intervenue et qu’il ne contrevient pas aux lois applicables dans le domaine du travail (normes du travail, santé et sécurité, etc.). À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Contrats et politiques
Employment Contract for an Employee: Indefinite Term
Outil #234

The "Employment Contract for an Employee: Indefinite Term" is a basic template for establishing a contract between an employer and an employee.

234 There are several ways to write employment contracts. You should therefore adapt the template to each situation. Once signed, the contract governs the contractual relationship between the parties. You should ensure that the contract reflects what was agreed to and does not violate applicable labour laws (occupational standards, health and safety, etc.). We recommend that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Contracts and Policies
Engagement de confidentialité et de non-divulgation
Outil #235

L’outil «Engagement de confidentialité et de non-divulgation» est un gabarit servant de base pour la création d’une entente de confidentialité et de non-divulgation entre deux parties (ex.: contractuel, consultant, etc.).

235 Veuillez noter que pour les employés et les administrateurs, l’obligation de confidentialité est prévue au Code civil du Québec (CCQ-1991), code d’éthique ou dans des politiques de ressources humaines. Dans ces cas-ci, il n’est pas nécessaire de faire signer une entente de confidentialité, à moins de cas particuliers. Il existe plusieurs façons de rédiger ce genre d’entente. Ce gabarit convient à des situations génériques et simples et vous devrez l’adapter à chaque situation. À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec. Il est à noter que la personne signataire de l’entente au nom de la personne morale doit être autorisée à le faire par une résolution du conseil d'administration.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Contrats et politiques
Non-Disclosure Agreement (NDA)
Outil #235

The "Non-Disclosure Agreement (NDA)" tool is a template you can use when drafting a non-disclosure agreement between two parties (e.g. a contractor, consultant, etc.).

235 Note that the obligation of confidentiality for employees and directors is specified in the Civil Code of Québec (CCQ-1991), codes of ethics or human resources policies. In such cases, it is not necessary to have a signed non-disclosure agreement, except in special situations. There are several ways to write a non-disclosure agreement. This template is suitable for straightforward or generic cases and you should adapt it to each situation. To that end, it is recommended that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar. It should be noted that the person who signs the agreement on behalf of the organization must be authorized to do so by resolution of the board of directors.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Contracts and policies
Staff Evaluation Guide
Outil #241

The tool "Staff Evaluation Guide" includes best practices for a small not-for-profit organization (1-10 employees) when providing feedback to their employee, as well as suggestions on how to conduct employee evaluations and to give feedback year-round.

241 The tools included in the Human Resources Staff Review section of the Toolbox are designed with the idea in mind that you are a small arts organization (that does not have a full time HR department), while allowing for a more formalized structure to the staff evaluation process with multiple points of engagement.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Staff Review
Job Plan
Outil #242

The tool "Job Plan" provides an outline for an employee and an employer to review the employee's job position and to discuss their goals and targets related to the position.

242 While completing the Job Plan, the employee and the employer can mutually come up with criteria that will be used for the annual staff evaluation (tool 244 Staff Evaluation by the Machinery). This tool is useful cccasionally, when hiring an employee or when reviewing job descriptions.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Staff Review
Autoévaluation pour employé·e
Outil #243

L'outil «Autoévaluation pour employé·e» est un canevas permettant à l'employé·e de formuler sa pensée en lien avec sa position au sein de l'organisme, ainsi que de cibler ses aspirations pour déterminer comment celles-ci peuvent s'intégrer dans les objectifs de l'organisme.

243 Cet outil est utile annuellement, au moment de faire l'évaluation annuelle du personnel. L'autoévaluation offre une opportunité à l'employé·e de formuler des commentaires constructifs pour l'organisme.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Fidélisation et évaluation
Employee Self-Review
Outil #243

The tool "Employee Self-Review" provides the employee with an outline to use to formulate their thoughts with regards to where they stand in an organization, as well as what their future aspirations are and how these may tie in with the organization's own goals.

243 This tool is useful annually, when conducting an annual staff evaluation. An employee self-review gives the employee the chance to provide constructive feedback to the organization.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Staff Review
Évaluation du personnel
Outil #244

L'outil «Évaluation du personnel» est un canevas permettant à l'employeur d'évaluer un·e employé·e.

244 Cet outil est utile annuellement, au moment de faire l'évaluation annuelle du personnel.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Fidélisation et évaluation
Staff Evaluation
Outil #244

The tool "Staff Evaluation" is an outline for an employer to use when conducting a staff evaluation of an employee.

244 This tool is useful annually, when conducting an annual performance review.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Staff Review
Feuille de temps pour travailleur·euse·s autonomes
Outil #251

L'outil «Feuille de temps pour travailleur·euse·s autonomes»_ _sert à comptabiliser les heures de travail d'un·e travailleur·euse autonome permanent·e ou ponctuel·le, excluant les employé·e·s permanent·e·s ou ponctuel·le·s.

251 À partir des heures compilées, le document comptabilise les totaux de chaque période de paye, ainsi que les informations nécessaires à la production d'un T4A par l'employeur·euse dans un bilan.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Gestion des cachets et des salaires
Timesheet for a Self-Employed Worker
Outil #251

The "Self-Employed Timesheet" tool is used to keep track of the hours worked by a self-employed permanent or casual worker, excluding permanent or casual employees.

251 From the compiled hours, the document records the totals for each pay period, as well as the information needed for the employer to produce a T4A in a balance sheet.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Management of salaries and fees
Feuille de temps pour un·e employé·e
Outil #252

L'outil «Feuille de temps pour un·e employé·e» sert à comptabiliser les heures de travail d'un·e employé·e permanent·e ou ponctuel·le, excluant les travailleur·euse·s autonomes et employé·e·s contractuel·le·s.

252 L'outil a un usage quotidien pour l'employé·e et permet le suivi auprès de l'employeur. Vous pouvez supprimer les colonnes non nécessaires. Attention de ne pas supprimer les calculs intégrés au document.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Gestion des cachets et des salaires
Timesheet for an Employee
Outil #252

The "Timesheet for an Employee" tool is used to record the hours a permanent or occasional employee has worked, excluding self-employed workers and contract workers.

252 The tool is to be used daily by the employee and allows follow-up with the employer.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: HR: Management of salaries and fees
Rapport de paiements des droits de suite
Outil #253

L'outil «Rapport de paiements de droits de suite» sert à comptabiliser les droits de suite à verser à un·e concepteur·rice selon le nombre de représentations effectuées.

253 L'outil est utile lorsque vous ou votre compagnie êtes en période de diffusion ou en tournée. Il suffit d'entrer les informations en lien avec le spectacle, le nombre de représentations, le lieu de diffusion ainsi que le prix unitaire de chaque représentation. Le tableur calculera automatiquement le prix total à la fin de chaque ligne. Attention de ne pas supprimer les calculs intégrés au document qui se trouvent dans les cases gris foncé. Lors d'ajout de lignes, il est important de s'assurer que les formules ont bien été transférées dans ces cases.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Gestion des cachets et des salaires
R1, T4, T4A : Comptabilisation pour les relevés de fin d'année
Outil #254

L’outil «Comptabilisation pour les relevés de fin d’année - R1, T4, T4A» permet de planifier et de cumuler l’information importante en vue de la création des relevés de fin d’année.

254 Relevé 1 (R1) : Ce relevé doit être produit par tout employeur qui a versé des sommes telles que des salaires, des gratifications, des pourboires, des honoraires, des bourses d’études ou des commissions. Ce document est pour revenu Québec et seulement pour les employés salariés. État de la rémunération payée (T4) : Vous devez remplir un feuillet T4 si vous êtes un employeur (résident ou non-résident) et vous payez un revenu d’emploi, des commissions, des allocations ou avantages imposables ou d’autres genres de paiements à vos employés pour services rendus au cours de l’année. Ce document est pour revenu Canada et seulement pour les employés salariés. Relevé T4A : Normalement, vous devez remplir un feuillet T4A si vous êtes un payeur d’autres revenus liés à l’emploi. Il est obligatoire pour des revenus de 500$ et plus par Revenu Canada. Déduction à la source (DAS) : Somme d’argent déduite de la rémunération d’un employé pour couvrir ses cotisations syndicales ou ses cotisations de pension ou ses primes d’assurance ou ses impôts ou diverses autres contributions auxquelles il souscrit de son plein gré, en vue de la remettre à un tiers en vertu d’une loi ou d’un accord privé. Ce document est central et primordial à une organisation, il faut s’assurer que les informations ajoutées sont valides, vérifiées et en restreindre l’accessibilité seulement aux personnes concernées.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: RH: Gestion des cachets et des salaires
Calcul du seuil de rentabilité
Outil #261

L’outil «Calcul du seuil de rentabilité» est un moyen de calculer, de manière simplifiée et hypothétique, le seuil de rentabilité de votre produit artistique (ex.: spectacle, publication, évènement, etc.).

261 L’outil peut être utilisé lorsque vous planifiez les coûts d’un produit artistique et sert à guider votre planification. Il est important de noter que l’outil ne prend pas en compte l’ensemble des coûts reliés à votre produit artistique ni les modalités spécifiques à celui-ci (prix variables d'un billet spectacle, subvention...). Cet outil sert à vous donner une estimation des coûts.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Prévisions budgétaires et suivis
Break-Even Calculator
Outil #261

The "Break-Even Calculator" is a simple way to calculate the hypothetical break-even point of your artistic work (e.g. performance, publication, event, etc.).

261 The Break-Even Calculator can be used when you are planning the costs of an artistic product and to guide the planning process. Note that it doesn’t cover all costs related to your artistic product or specifics such as different ticket prices for a show, grants, etc. Its purpose is to provide a cost estimate.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Budget Forecasting and Tracking
Budget simplifié
Outil #262

L’outil «Budget simplifié» est un gabarit utilisé pour un budget de fonctionnement ou de projet.

262 Vous pouvez utiliser l’outil lorsque vous voulez planifier de manière prévisionnelle les revenus et les dépenses reliés à un projet et/ou un exercice comptable. L’outil doit être mis à jour tout au long de votre projet et/ou de l’année financière. Il donne un aperçu de l’organisation des informations financières et de la gestion de celles-ci. Il est un guide à la prise de décision et à la planification.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Prévisions budgétaires et suivis
Simplified Budget
Outil #262

The "Simplified Budget" tool is a template that can be used to draw up an operating budget or project budget.

262 This tool can be used to forecast revenues and expenses for a project and/or a financial year. It must be updated throughout the project or financial year. It gives an overview of how financial information is organized and managed. It is a guide that supports decision-making and planning.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Budget Forecasting and Tracking
Budget annuel d'organisme artistique
Outil #263

L’outil «Budget annuel d'un organisme artistique» est un gabarit utilisé pour un budget de l'ensemble des activités annuelles d'un organisme.

263 Il permet de faire les prévision budgétaires pour les dépenses de fonctionnement, de création, de production de diffusion et de reprise d'œuvre. Il est un guide à la prise de décision et à la planification grâce à un sommaire permettant une consultation rapide et précise des prévisions budgétaires d'un exercice comptable.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Prévisions budgétaires et suivis
Annual Budget of an Arts Organization
Outil #263

The "Annual Budget of an Arts Organization" tool is a template that can be used to budget all of an organization's annual activities.

263 This tool can be used to forecast revenues and expenses for a financial year. It must be updated throughout the year. It can be used to forecast operating, creation, production, presentation and revival expenses. It includes a summary that provides a fast, accurate picture of annual budget forecasts to support decision-making and planning.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Budget Forecasting and Tracking
Plan financier
Outil #264

L’outil «Plan financier» est un complément de l’outil «Plan d’affaires» proposé dans la Caisse à outils de la Machinerie. Il vous permet d’expliquer l’état de vos finances actuelles (vos actifs et passifs) et de prévoir vos revenus et dépenses potentiels lors d'un démarrage de projet et/ou d'entreprise.

264 L’outil suivant doit être rempli lors de la rédaction du plan d’affaires par le porteur de projet. Il est un moyen de justifier votre projet à vos parties prenantes (ex.: instances de financement, administrateurs...). Veuillez noter que cet outil est une version simplifiée des plans financiers pour entreprises privées et qu'il est important de faire valider ce modèle par les parties prenantes qui veulent que vous le produisiez.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Prévisions budgétaires et suivis
Financial Position and Forecast
Outil #264

The "Financial Position and Forecast" tool complements the "Business Plan" tool also offered in the Machinery Toolbox. It allows you to explain your current financial state (your assets and liabilities) and to predict your potential revenue and expenses when starting a project and/or a business.

264 The following tool must be used when the project manager drafts the business plan. It is a way of justifying your project to the stakeholders (ex.: funding bodies, directors…). Please note that this tool is a simplified version of a financial plan for private businesses and that it is important to have this model validated by the stakeholders who want you to produce it.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Budget Forecasting and Tracking
Aide-mémoire : tenue des livres comptables par mois
Outil #271

L’outil «Aide-mémoire pour la tenue des livres comptables par mois» est une liste des documents à remettre chaque mois et des actions à faire en prévision de la rencontre avec le·la technicien·ne comptable.

271 Cet outil est utilisé lorsque vient le moment de compiler la documentation administrative mensuelle pour vérifier si rien n’a été oublié. Nous suggérons à la personne responsable de votre administration à l’interne de remplir l’outil en suivant les demandes du·de la technicien·ne comptable.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Trousse comptable
Monthly Bookkeeping Checklist
Outil #271

The "Monthly Bookkeeping Checklist" shows the documents that need to be submitted every month and the preparations that need to be made for the meeting with the bookkeeper.

271 Use this tool to make sure nothing has been forgotten when compiling the monthly administrative documents. We suggest that your person in charge of internal administrative matters fill out the list in accordance with the bookkeeper’s requests.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Accounting Toolkit
Équation comptable
Outil #272

L’outil «Équation comptable» est un guide de référence pour vous aider à remplir les livres comptables.

272 Note : nous vous présentons ici une version simplifiée et pédagogique de l’équation. Ne remplissez pas l’outil, utilisez-le comme feuille de route dans vos écritures comptables. L’outil est un aide-mémoire, mais il peut parfois être recommandé d’aller chercher l’aide d’un·e professionnel·le en administration.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Trousse comptable
Tenue de livres et conciliation bancaire
Outil #273

L’outil «Tenue de livres et conciliation bancaire» est un document centralisateur permettant la tenue de livres, la conciliation bancaire et le calcul des remises TPS/TVQ.

273 La tenue de livres en comptabilité fait partie intégrante de l’exploitation d’une organisation. Elle permet de répondre à l’obligation légale de suivi des registres, mais contribue également à suivre les résultats, analyser les performances et piloter l’organisme. La conciliation bancaire est un moyen interne de vérifier la concordance des livres de l’organisation avec ceux de votre institution financière. En effet, elle permet de trouver les causes qui expliquent les différences qui existent entre le solde du compte encaisse et le solde du relevé bancaire. Ce document est central et primordial à une organisation et/ou un·e travailleur·euse autonome (artiste, travailleur·euse culturel·le, etc.), il faut s’assurer que les informations ajoutées sont valides, vérifiées et en restreindre l’accessibilité seulement aux personnes concernées. Cet outil est particulièrement utile si vous n'avez pas de logiciel comptable. Il est suggéré que la personne responsable de l’administration utilise l’outil de manière quotidienne.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Trousse comptable
Bookkeeping and Bank Reconciliation
Outil #273

The "Bookkeeping and Bank Reconciliation" tool assembles the information you need for bookkeeping, bank reconciliation, and calculating GST/QST remittances.

273 Bookkeeping is part and parcel of running an organization. It is necessary in order to meet the legal record-keeping requirements and also enables the organization to track its finances, analyze its performance and make decisions. Bank reconciliation is an internal check to make sure your records match the bank's. The purpose is to find the sources of any discrepancies between the balance in your cash book and on your bank statement. This is a vital central document for an organization and/or a self-employed worker (artist, cultural worker, etc.). You have to make sure the information entered in it is accurate and has been double-checked. Access should be restricted to the appropriate persons. This tool is particularly useful if you don't have any accounting software.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Accounting Toolkit
Rapport de dépenses
Outil #274

Cet outil permet de gérer et comptabiliser une petite caisse. Il permet aussi de comptabiliser les dépenses d’un individu, de gérer les remboursements à effectuer, et cela par postes budgétaires.

274 Cet outil est utile lorsqu'on mobilise une équipe amenée à faire des dépenses dans le cadre d'un projet ou du fonctionnement d'un organisme.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Trousse comptable
Flux de trésorerie
Outil #275

L’outil «Flux de trésorerie» sert à faire une prévision des rentrées et sorties d’argent par mois sur une année complète. Il permet à l’utilisateur de visualiser ses finances et de prévoir les difficultés possibles.

275 Le flux de trésorerie mesure l’argent qu’une organisation encaisse contre ce qu’elle dépense. Vous pouvez utiliser l’outil lorsque vous voulez planifier de manière prévisionnelle et par mois les recettes et les dépenses reliées à un exercice comptable annuel. Fait en début d'année, il est recommandé de mettre à jour l’outil tout au long de votre année financière, plus particulièrement lorsque vous avez des difficultés au niveau de vos liquidités.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Trousse comptable
Cash Flow
Outil #275

The "Cash Flow" tool serves to plan the monthly cash inflow and outflow over an entire year. It permits the user to visualize their finances and to forecast any potential difficulties.

275 The tool is to be used when you want to plan the monthly revenues and expenditures of a fiscal year. Completed at the beginning of the year, it is recommended that you update the tool throughout your current financial year, especially when you are having cash flow difficulties. It is suggested to complete this exercise with the support of the organization's management. The help of an administrative consultant might be recommended.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Accounting Toolkit
Procédures de fin d'année financière
Outil #276

L’outil «Procédures de fin d'année financière» est une liste des documents à remettre à votre comptable et des actions à faire en prévision de la création des états financiers.

276 Cet outil est utilisé lorsque vient le moment de compiler la documentation pour les états financiers. Nous suggérons à la personne responsable de votre administration de remplir l’outil en suivant les demandes du vérificateur comptable.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Trousse comptable
Fiscal Year-End
Outil #276

The "Fiscal Year-End" tool lists the documents that need to be submitted to your accountant and preparations for the production of the financial statements.

276 Use this tool when compiling documents for preparing the financial statements. We suggest that the person in charge of administration in your organization fill out the tool in accordance with the auditor’s requests.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Accounting Toolkit
Guide d’introduction aux demandes de subvention
Outil #281

Le «Guide d’introduction aux demandes de subvention» est un outil pour les personnes qui veulent faire une demande de subvention, mais qui ne savent pas par où commencer, ou qui ont des questions sur le processus.

281 L’outil présente les principaux éléments d’une demande de subvention, ainsi que des recommandations générales pour monter un bon dossier. Il indique également les actions à prendre après avoir reçu une réponse de l’organisme de financement. Cet outil présente les principaux éléments d’une demande de subvention, mais les exigences peuvent varier d’un organisme de financement à l’autre. Il s’adresse aux personnes qui n’ont jamais fait de demande ou qui veulent se rafraîchir la mémoire sur le processus. Il est parfois utile de préparer la demande avec un individu qui a de l’expérience en rédaction de demandes de subventions. Consultez vos collègues, partenaires, pairs et collaborateur·trice·s pendant le processus. Après avoir lu la documentation de la demande et FAQ du site web de l’organisme de financement, contactez l’agent·e de programme responsable de la subvention pour confirmer votre admissibilité et poser des questions sur votre projet.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Subvention et financement
Introductory Guide to Grant Writing
Outil #281

The tool "Introductory Guide to Grant Writing" is a guide for those who would like to get started with writing grant applications but are not sure where to begin or who have specific questions regarding certain elements of the grant writing process.

281 The tool includes the basic components of the average grant application as well as general recommendations for drafting a strong application and what to do after you have received a response from the funding agency. It is worth noting that this tool includes the basic components and that depending on the application, the actual components required by the funder may vary. This tool is ideal for those who have not yet written a grant or for those who would like to brush-up on their grant writing skills. Assistance from a grant writer could be helpful. Consult your colleagues, collaborators, peers, and partners as needed as you develop your application. Once you’ve read the grant documentation and any FAQs on the funder’s website, reach out to the program officer in charge of the grant to confirm your eligibility and ask specific questions about your project. The officer’s contact information will usually be provided within the grant documentation or on the funder’s website, along with guidance about how and when to get in touch.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Grants and funding
Suivi de subventions
Outil #282

Cet outil permet de planifier et suivre les dépôts de demande de subventions pour de multiples projets.

282 Cet outil permet notamment de calculer le temps prévu pour la rédaction, prévoir la date de réponse aux demandes, prévoir la date limite de remise des rapports, etc.). De plus, à travers un échéancier, il est possible de voir l’ensemble des dates importantes sur une période donnée.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Subvention et financement
Grant Writing Checklist
Outil #283

The tool "Grant Writing Checklist" helps you to schedule the different steps required for you to complete your grant application in time.

283 This tool is useful occasionally, as needed when preparing a grant application. It provides you with a detailed view of the different steps involved in the process.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Grants and Funding
Collaborative Grant Writing Worksheet
Outil #284

The tool "Collaborative Grant Writing Worksheet" helps you to schedule the different steps required for you to complete your grant application on time.

284 This tool is useful occasionally, as needed when preparing a grant application. It provides you with a global view of the application process, so that you can plan ahead and ensure no steps are overlooked.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Grants and Funding
Grille comparative des bailleurs de fonds publics
Outil #285

L'outil «Grille comparative des bailleurs de fonds publics» est une compilation d'information sur les bailleurs de fonds actuels au niveau municipal, provincial et fédéral.

285 Cet outil est utile de façon occasionnelle, au besoin, pendant la recherche de subventions. L'aide d'une personne ayant de l'expérience dans la rédaction de demandes de subventions peut être utile.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Subvention et financement
Public Funding Agencies Comparative Grid
Outil #285

The tool "Public Funding Agencies Comparative Grid" is a compilation of information on the different existing funding agents at the municipal, provincial and federal levels.

285 This tool is useful occasionally, as needed when looking for funding.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Grants and Funding
Grille comparative de financement participatif
Outil #286

L’outil _Grille comparative de financement participatif _est une grille vous permettant de compiler des informations sur les différentes plateformes de sociofinancement existantes. En tant qu’utilisateur, vous pouvez mettre à jour les informations et ajouter les plateformes qui vous semblent pertinentes.

286 Cet outil est utile lorsque vous êtes à la recherche d'une plateforme de financement participatif pour le financement de votre projet ou d'une campagne de financement annuelle.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Subvention et financement
Crowdfunding Comparative Grid
Outil #286

The "Crowdfunding Comparative Grid" is a compilation of information on existing crowdfunding platforms.

286 This tool is useful when you are looking for a crowdfunding platform to finance a project or an organization's annual campaign.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Grants and Funding
Dossier d'approche pour levée de fonds
Outil #287

L’outil «Dossier d’approche pour levée de fonds» est un gabarit servant de base à la rédaction d’un dossier de présentation d’un projet complet, en préparation à une levée de fonds.

287 Il vous permet aussi de détailler les contreparties offertes aux partenaires, ainsi que de gérer la réception de dons et d’achats de billets à un événement-bénéfice. Il est parfois utile de préparer le dossier d’approche pour levée de fonds avec un individu qui a de l’expérience. Consultez vos collègues, partenaires, pairs et collaborateur·trice·s pendant le processus.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Subvention et financement
Fundraising Approach File
Outil #287

The "Fundraising Approach File" tool is a template for writing a complete project presentation package in preparation for fundraising.

287 It also allows you to detail the benefits offered to partners, as well as manage the receipt of donations and ticket purchases for a benefit event. donations and ticket purchases at a fundraising event. It is sometimes useful to prepare the fundraising approach with someone who has experience. Consult with your colleagues, partners, peers and staff during the process.
Famille: Administration · Administration
Catégorie: Grants and Funding
Meeting Checklist
Outil #311

The tool "Meeting Checklist" helps you to prepare for meetings that you might attend in the sector, including for before, during and after they take place.

311 This tool is useful occasionally, when preparing for a meeting. Consult the people you are meeting with as appropriate to prepare your meeting agenda and approach. It can be helpful to ask for outside eyes on your prepared elevator pitch and promotional materials, or ask someone to role play the meeting with you and provide constructive feedback.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Communication Tips
Conseils pour des réunions efficaces
Outil #312

L’outil «Conseils pour des réunions efficaces» propose des astuces pour organiser des rencontres, notamment des bonnes pratiques pour tenir une assemblée, des réunions à distance, tout en favorisant l’inclusion et les rapprochements linguistiques.

312 La dernière section de l’outil présente des suggestions de lecture sur la reconnaissance territoriale. Ces ressources permettent d’entamer une réflexion et de se recentrer sur la perspective des peuples autochtones dans nos pratiques artistiques, nos organisations et nos vies en général.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Les astuces de la communication
Meeting Tips
Outil #312

The tool "Meeting Tips" includes tips for running successful meetings, ranging from the best practices for holding a standard meeting, to how to conduct meetings remotely, inclusively and while trying to bridge the linguistic gap.

312 The final section of the tool provides further reading on land acknowledgments made up of resources which serve as introductions to reflecting and engaging with the process of centering the perspective of Indigenous peoples in our artistic practices, organizations and overall lives.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Communication tips
Arts Advocacy: Sample Email to a Politician
Outil #313

The tool "Arts Advocacy: Sample Email to a Politician" is a template that provides an outline for what to include in a correspondence to a politician.

313 This tool is useful when inviting a politician to your event. This template is written in the case that you have had no previous contact with them. If a previous connection exists, do mention it (e.g. by referencing an event you attended where you heard the politician speak or where you met the politician, etc.). You can also add a politician on an event list you already have (a VIP list or an invitation list), however a personalized written invitation will have a higher chance of success than a less personal one.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Communication tips
Trucs et astuces pour animer votre réunion d’équipe en ligne
Outil #314

L’outil «Trucs et astuces pour animer votre réunion d’équipe en ligne» propose des activités brise-glace créatives, ludiques et efficaces ainsi que des idées pour faciliter les discussions, les décisions et la création lors de vos réunions d’équipes virtuelles.

314 Cet outil peut être utilisé de façon occasionnelle et au besoin pour se préparer à une réunion.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Les astuces de la communication
Introduction au guide de ressources sur les organismes des arts
Outil #321

L’outil «Introduction au guide de ressources sur les organismes des arts» est un outil pour commencer à naviguer dans l’écosystème des arts de Montréal.

321 Cet outil s'adresse aux artistes, gestionnaires et travailleur·euse·s culturel·le, nouvellement arrivé·e·s à Montréal et qui désirent prendre place dans le milieu des arts vivants et arts de la scène. Cet outil peut service de point de départ pour les activités de réseautage, afin de bien cibler quels organismes, réseaux ou événements approcher.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse d'orientation aux arts de la scène
Introduction to Arts Organizations Resource Guide
Outil #321

The tool "Introduction to Arts Organizations Resource Guide" will help you identify starting points and pathways as you begin to navigate Montreal’s artistic ecosystem.

321 This tool is intended for artists, managers and cultural workers who are new to Montreal and who wish to take their place in the performing arts community. This tool can be used as a starting point for networking activities, in order to target which organizations, networks or events to approach.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Introduction to the Montreal Performing Arts landscape
Bridging the Linguistic Gap Glossary
Outil #322

The tool "Bridging the Linguistic Gap Glossary" provides a lexicon of the French-language terms that you will often hear used in the Montreal arts sector.

322 This tool is intended for artists and cultural workers new to Montreal, who are in the process of integrating the cultural milieu, and more specifically the performing arts milieu. This tool provides some clarification on French terms often used by the community and the organizations.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Introduction to the Montreal Performing Arts landscape
Conseils de réseautage
Outil #323

L’outil «Conseils de réseautage» est un bon point de départ pour ceux et celles qui désirent entrer en contact avec d’autres intervenant·e·s du milieu des arts de la scène.

323 Cet outil s'adresse aux artistes, gestionnaires et travailleur·euse·s culturel·le nouvellement arrivé·e·s à Montréal. Il inclut notamment des suggestions et des conseils pour rencontrer les communautés francophones, anglophones et allophones.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse d'orientation aux arts de la scène
Networking Tips
Outil #323

The tool "Networking Tips" provides a helpful place to start when wanting to connect with others in the performing arts milieu, including suggestions as to where you can network and tips on connecting with the French-speaking community.

323 This tool is intended for artists and cultural workers new to Montreal. It includes suggestions and tips for meeting with the French, English and Allophone communities.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Introduction to the Montreal Performing Arts landscape
Tips on Finding Employment and Improving Your French
Outil #324

The tool "Tips on Finding Employment and Improving Your French" provides suggestions as to where to begin when wanting to improve your French or search for a job in Montreal.

324 This tool is intended for artists and cultural workers new to Montreal. This tool is a summary guide that lists resources (organizations, networks) that can both help you learn French and facilitate access to employment in Montreal's cultural milieu.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Introduction to the Montreal Performing Arts landscape
Campagne de communication et marketing
Outil #331

L’outil «Campagne de communication et marketing» est un guide pour créer une stratégie de communication et de marketing pour un projet.

331 L’outil est utile lors de la planification d’une campagne de communication et de marketing pour un projet ou un événement. L’outil permet de comprendre les cibles et objectifs du projet tout en planifiant les actions, le budget et l'échéancier pour réussir celui-ci.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Planification du marketing et des communications
Communications and Marketing Campaign
Outil #331

The "Communications and Marketing Campaign" tool is a guide to creating a communications and marketing strategy for a project or an event.

331 This tool is to be used when planning a communications and marketing campaign for a project. It can be used to help you articulate the project's goals and targets, all while planning the actions, budget and timeline necessary for achieving them.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Marketing and communication planning
Échéancier d'une campagne de communication
Outil #332

L’outil «Échéancier d'une campagne de communication» est un guide pour planifier une stratégie de communication et de marketing pour un projet.

332 L’outil est utilisé lors de la planification d’une campagne de communication et de marketing pour un projet ou un événement. L’échéancier est organisé par type d'actions (numérique, imprimé, relations publiques) et se déploie par semaine ou par jour selon vos préférences.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Planification du marketing et des communications
Communications Campaign Schedule
Outil #332

The "Communications Campaign Schedule" is a guide to planning a communications and marketing strategy for a project.

332 It is organized by action type (digital, print, public relations) and by week or day, as preferred.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Marketing and communications planning
Calendrier annuel des communications
Outil #333

L’outil «Calendrier annuel des communications» est un moyen de planifier, sur une année, les événements et activités reliés aux communications.

333 L’outil est utile en phase de planification et peut être utilisé tout au long de l’année comme référence. L’outil sert à avoir un aperçu global des activités.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Planification du marketing et des communications
Annual Communications Calendar
Outil #333

The "Annual Communications Calendar" tool is a means of planning communications-related events and activities over the course of a year.

333 This tool is useful when you are in the planning phase and it can be used all year long as reference. The tool is designed to provide a global overview of activities, as such we advise you to not go into the details of each project.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Marketing and communications planning
Liste des fournisseurs : communication & marketing
Outil #334

L’outil «Liste des fournisseurs : communication & marketing» est un carnet d’adresses collaboratif.

334 Cet outil est utile lors que vous être en processus de choisir un·des fournisseur·s. Les informations (prix, contacts, notes) peuvent être centralisées dans ce document, ainsi qu'être partagé avec votre équipe. Cet outil se veut un outil collaboratif dans le sens où votre équipe est invitée à mettre à jour ou inscrire de nouvelles informations pertinentes dans la grille.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Planification du marketing et des communications
List of Suppliers: Communication and Marketing
Outil #334

The "List of Suppliers: Communication and Marketing" tool is a collaborative address book.

334 This tool is useful when you are in the process of choosing a supplier. The information (prices, contacts, notes) can be centralized in this document, as well as shared with your team. This tool is a collaborative tool in the sense that your team is invited to update or enter new relevant information in the grid.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Marketing and communications planning
Ligne directrice des communications
Outil #341

L'outil «Ligne directrice des communications», comme son nom l’indique, permet d’établir les principaux éléments qui orientent les communications d’une compagnie ou d’un individu, comme les objectifs, le public cible, le ton et le style.

341 Intrinsèquement lié à l'image de marque que vous désirez construire, cet outil peut être utilisé tout au long de l’année en guise de référence. Il permet aussi d’établir le vocabulaire que vous souhaitez utiliser.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Définition d'une identité et évaluation d'une cible
Communications Strategy Guideline
Outil #341

The "Communications Strategy Guideline" tool, as its name suggests, establishes the key elements that guide a company's or individual's communications, such as objectives, target audience, tone and style.

341 Intrinsically linked to the brand image you wish to build, this tool can be used throughout the year as a reference. It also allows you to establish the vocabulary you wish to use.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Defining your identity and assessing your target audience
Cahier des charges : Création d'un site web
Outil #342

L'outil «Cahier des charges - Création d'un site web» sert à planifier la refonte et/ou la création d'un site web.

342 L'outil peut servir de boussole tout au long de votre projet de refonte ou de création d'un site web. Il vous guide de la phase d'idéation et de design jusqu'à la phase de faisabilité.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Définition d'une identité et évaluation d'une cible
Requirements for Creating a Website
Outil #342

Use the "Requirements for Creating a Website" tool whenever you plan to create or upgrade a website.

342 Use this tool to guide you through your website creation or upgrade project. It guides you from the ideation and design phases through to the feasibility stage.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Defining your identity and assessing your target audience
Aide-mémoire pour la création d'une identité visuelle
Outil #343

L’outil «Aide-mémoire pour la création d'une identité visuelle» est utilisé lors d’un projet de revitalisation et/ou de refonte d’une identité visuelle.

343 Il permet de visualiser rapidement et de manière non exhaustive ce qui peut être influencé ou transformé par ce genre de projet. De plus, il permet de voir à quelle étape de projet vous êtes rendus. Il s'agit d'un outil de suivi à mettre à jour à toutes les étapes du projet.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Définition d'une identité et évaluation d'une cible
Visual Identity Creation Checklist
Outil #343

The "Visual Identity Creation Checklist" is used for projects aimed at revitalizing and/or redesigning a visual identity.

343 It lets you rapidly visualize the different aspects of visual identity targeted for adjustment or transformation, and see what stage you are at in the process. This is a tracking tool that is updated at each stage of your project.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Defining your identity and assessing your target audience
Fiche persona
Outil #344

L’outil «Fiche persona» est un guide pour créer des personas pour votre organisation.

344 Un persona est, dans le domaine marketing, un personnage imaginaire représentant un groupe ou segment cible de votre organisation. Le persona est généralement doté d’un prénom et de caractéristiques sociales et psychologiques. Le persona est utile pour personnifier les clients (public, donateur, partenaires...) d’une organisation et, ainsi, aider dans la mise en place de stratégies pour les rejoindre. L'outil peut donc être utilisé lorsque vous voulez comprendre vos segments de clientèle.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Définition d'une identité et évaluation d'une cible
Persona Sheet
Outil #344

The "Persona Sheet" is a guide to creating personas for your organization.

344 In marketing, a persona is an imaginary person who represents one of your organization’s target groups or segments. The persona generally has a first name and social and psychological characteristics. A persona is useful for personifying an organization’s clients (audience, donors, partners) and developing strategies for reaching them. Use this tool when you want to improve your understanding of your client segments.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Defining your identity and assessing your target audience
Communiqué de presse : abrégé
Outil #351

L’outil «Communiqué de presse abrégé» est un modèle pour créer un document court à envoyer aux journalistes.

351 Cet outil est utile lors de la planification de l’annonce d’un événement et/ou d’un projet. L’outil Communiqué de presse abrégé est un modèle pour créer un document court à envoyer aux journalistes dans le but de les informer de la tenue de cet événement de ce projet ou pour faire une autre annonce pertinente. Cet outil s'adresse aux artistes, gestionnaires et travailleur·euse·s culturel·le·s. Cet outil peut demander l’aide d’un consultant en communication (notamment, une personne spécialisée dans les relations de presse).
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion des médias et des réseaux sociaux
Communiqué de presse : structure
Outil #352

L'outil «Communiqué de presse : structure» est un gabarit de communiqué qui vous permet de rédiger les informations importantes à transmettre en lien avec une diffusion ou un évènement.

352 Cet outil est utile lors de la planification de l’annonce d’un événement et/ou d’un projet. Les différentes sections permettent de bien structurer l’information qui sera ensuite envoyée aux médias et journalistes. Cet outil s'adresse aux artistes, gestionnaires et travailleur·euse·s culturel·le·s. Cet outil peut demander l’aide d’un consultant en communication (notamment, une personne spécialisée dans les relations de presse).
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion des médias et des réseaux sociaux
Press Release Structure
Outil #352

The "Press Release Structure" tool is a template for a press release that allows you to write down the pertinent information to be transmitted in connection with a performance or an event.

352 This tool is useful when planning an event and/or project announcement. The different sections allow you to structure the information that will then be sent to the media and journalists. This tool is intended for artists, managers and cultural entrepreneurs. This tool may require the assistance of a communications consultant (in particular, a person specialized in press relations).
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Media and Social Media Management
Plan de communication de crise
Outil #353

Cet outil est un «Plan de communication de crise» qui a pour but d’aider votre organisation en cas de controverse ou d’urgence.

353 Cet outil prend toute sa pertinence dès qu’une crise, une controverse ou une situation urgente survient. Par exemple, si un·e journaliste écrit un article qui met en cause votre personne ou votre organisation, mais dans lequel l’information véhiculée est fausse. Autrement, si un·e artiste avec qui vous travaillez régulièrement se comporte de manière immorale ou controversée, faisant ainsi l’objet d’une attention négative dans les médias ou la communauté. Avec cet outil, vous jugerez s’il est nécessaire de répondre. Le cas échéant, vous pourrez ensuite répondre de façon adéquate. Il présente les étapes à suivre pour traverser la crise en réagissant de manière efficace et convenable.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion des médias et réseaux sociaux
Crisis Communications Plan
Outil #353

The "Crisis Communications Plan" tool helps to guide your organization when faced with a controversial and/or urgent situation.

353 This tool is pertinent whenever you are faced with a crisis surrounding a situation of a controversial or urgent nature. Examples of such situations could vary from a journalist writing a hypercritical article on you/your organization that is filled with misinformation, an artist that you frequently collaborate with behaving in an unethical or controversial manner and receiving negative attention in the community and/or in the press, etc. This tool helps stir reflection for whether a response is necessary, and if so, for what kind of response would be the most pertinent. It delineates the steps involved in navigating this kind of crisis so that you can respond efficiently and in an appropriate manner.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Media and social media management
Gestionnaire des médias sociaux simplifié
Outil #354

L’outil «Gestionnaire des médias sociaux simplifié» peut être utilisé afin de faire le suivi de vos actions sur vos différentes plateformes.

354 L'outil doit être mis à jour et utilisé de manière hebdomadaire. Il permet de mesurer rapidement le succès de vos actions communicationnelles pour vous permettre de mieux planifier vos prochaines stratégies. Aussi, une section de l'outil vous permet de garder, dans un seul endroit, les informations essentielles reliées à vos réseaux (identifiant, mission, mot de passe...).
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion des médias et des réseaux sociaux
Simplified Social Media Manager
Outil #354

The "Simplified Social Media Manager" is used to track your actions on different social media platforms.

354 The tool must be updated and used on a weekly basis. It allows you to quickly measure the success of your communication actions so that you can better plan your next strategies. Also, a section of the tool allows you to keep, in one place, the essential information related to your networks (login, mission, password...).
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Media and social media management
Gestionnaire des médias sociaux détaillé
Outil #355

L'outil «Gestionnaire des médias sociaux détaillé» vous permet de planifier les publications et leurs contenus (textes, images, liens) de façon mensuelle.

355 Cet outil détaillé liste notamment des ressources pour la gestion de vos médias sociaux, réserve une section pour y noter des idées et dédie plusieurs onglets pour monter un calendrier de publications. L'outil doit être mis à jour et utilisé de manière hebdomadaire.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion des médias et des réseaux sociaux
Detailed Social Media Manager
Outil #355

The "Detailed Social Media Manager" tool allows you to plan publications and their content (texts, images, links) on a monthly basis.

355 This detailed tool lists resources for managing your social media, has a section for jotting down ideas, and dedicates several tabs for setting up a posting schedule. The tool should be updated and used on a weekly basis.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Media and social media manager
Revue de presse
Outil #356

L’outil «Revue de presse» est une synthèse d’articles de presse (papier, web…) ayant un point commun (votre organisation, un projet particulier, etc.).

356 L’outil peut être utilisé pour faire un bilan de visibilité pour un projet ou pour une année d’activités. L’outil est un moyen de prendre connaissance rapidement de la couverture de presse que vous avez reçue.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion des médias et des réseaux sociaux
Press Reviews
Outil #356

The "Press Reviews" tool is a summary of press reviews (print, digital...) with a specific point in common (your organization, a particular project of yours, etc.).

356 The tool can be used to create a visibility report for a project or for a programming year. This tool is a way to quickly take note of the press coverage that you have received.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Media and Social Media Management
Fiche d'activité
Outil #361

L’outil «Fiche d’activité» est utilisé pour assurer le suivi et la coordination d’activités de promotion telles qu’une conférence de presse, un vernissage, une première de spectacle, une soirée-bénéfice, etc.

361 L’outil est une feuille de route à mettre à jour à toutes les étapes du projet, de l’idéation au bilan. L’outil s’adresse au gestionnaire de projet qui l’utilisera ensuite avec son équipe.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion d'événements
Promotional Activity Organizational Sheet
Outil #361

The tool "Promotional Activity Organizational Sheet" can be used to track and coordinate a promotional activity such as a press conference, vernissage, opening night, benefit gala, etc.

361 This is a roadmap which should be updated at every stage of the project, from concept development to post-mortem. This tool is intended for the project manager to use with their team.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Event Management
Échéancier d'activité
Outil #362

L’outil «Échéancier d’activité» est utilisé pour assurer le suivi et la coordination d’activités de promotion telles qu’une conférence de presse, un vernissage, une première de spectacle, une soirée-bénéfice, etc., dans un temps donné.

362 Il s'agit d'un calendrier à mettre à jour à toutes les étapes du projet, de l’idéation au bilan. Cet outil s’adresse au gestionnaire de projet qui l’utilisera ensuite avec son équipe. Il vous permet de faire un décompte dans le temps des actions à faire avant et après votre événement.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Gestion d'événement
Activity Schedule
Outil #362

The "Activity Schedule" can be used to track and coordinate a promotional activity such as a press conference, vernissage, opening night, benefit gala, etc. within a given timeframe.

362 This tool is intended for the project manager to use with their team. This is a calendar which should be updated at every stage of the project, from concept development to post-mortem. The tool will help you break down the steps to take before and after your event.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Event Management
Cahier des charges: préparation d'un événement en ligne
Outil #363

L'outil «Cahier des charges: préparation d'un événement en ligne» est un gabarit pour vous aider dans la planification de vos prochains événements et rencontres en ligne.

363 Un premier onglet réflexif vous offre un survol des points importants à considérer dans la planification de votre prochain événement en ligne, alors qu’un deuxième onglet vous propose une liste de plateformes disponibles pour vos projets. Vous serez ensuite amené à préparer votre rencontre avec une liste de tâches à faire avant, pendant et après votre événement. Une deuxième liste vous propose les bonnes manières à communiquer à vos participant·e·s. Finalement, vous trouverez une feuille de route pour votre aider dans le bon déroulement de votre rencontre. Il est suggéré d'utiliser l'outil lorsque vous planifiez un événement en ligne ou lorsque vous voulez optimiser votre processus actuel.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Les astuces de la communication
Tableur des valeurs de visibilités offertes
Outil #371

L’outil «Tableur des valeurs de visibilités offertes» sert à centraliser l’ensemble des informations sur les différentes valeurs de visibilités offertes par votre organisation à ses partenaires et commanditaires.

371 Il s'agit d'un moyen d’assurer la cohérence dans vos offres de partenariats et de commandites. Cet outil devient un guide dans les prises de décisions pour la personne responsable des partenariats et commandites.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse des partenariats, commandites et des échanges de visibilité
Visibility Value Spreadsheet
Outil #371

The "Visibility Value Spreadsheet" can be used to bring together all the information about the value of the visibility your organization offers its partners and sponsors.

371 It’s a way to maintain consistency in what you offer partners and sponsors and can serve as a decision-making guide for the partnerships and sponsorships coordinator. Update this tool when your visibility offerings change.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Partnerships, sponsorships and visibility exchanges toolkit
Offre de partenariat
Outil #372

L’outil «Offre de partenariat» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre deux organisations pour un projet comprenant, entre autres, un échange de visibilité.

372 L’outil est utile lorsque vous ou votre organisation voulez créer un partenariat. Il est suggéré de le compléter avec l’appui de la direction. Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger une offre de partenariat.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse des partenariats, commandites et des échanges de visibilité
Partnership Offer
Outil #372

The "Partnership Offer" tool is a template that can be used to draft a contract between two organizations for a project that involves a visibility exchange.

372 Use this tool when you or your organization want to form a partnership. We suggest filling in this tool with the help of management. Note that there are several ways to write a partnership offer.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Partnerships, Sponsorships and Visibility Exchanges Toolkit
Entente de partenariat
Outil #373

L’outil «Entente de partenariat» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre deux organisations pour un projet comprenant, entre autres, un échange de visibilité.

373 Cet outil est utile de façon ponctuelle, avant de débuter un projet. Il est suggéré de le compléter avec l’appui de la direction et, le cas échéant, d’un conseiller juridique. Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger une offre de partenariat.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse des partenariats, des commandites et des échanges de visibilité
Partnership Agreement
Outil #373

The "Partnership Agreement" tool is a template for creating a contract between two organizations for a project that includes, among other things, an exchange of visibility.

373 We recommend that the contract be completed with the help of management and, as needed, a legal advisor. This tool can be useful occasionally, before starting a project. Please note that there are several ways to write a partnership agreement.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Partnerships, sponsorships and Visibility Exchanges Toolkit
Contrat de commandites
Outil #374

L’outil «Contrat de commandites» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre une organisation offrant une certaine visibilité et un commanditaire (en argent ou en produits).

374 L’outil est utile lorsque vous ou votre organisation avez comme projet de faire une entente de commandites. Veuillez noter qu’il y a plusieurs façons de rédiger un contrat de commandites. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation. En effet, un fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que le contrat reflète l’entente intervenue. À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec. Il est à noter que la personne signataire de l’entente au nom de l’organisation doit être autorisée à le faire par une résolution du conseil d'administration.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse des partenariats, des commandites et des échanges de visibilité
Sponsorship Contract
Outil #374

The "Sponsorship Contract" tool is a template that can be used to draft a contract between an organization that provides some form of visibility and a sponsor (cash or in kind).

374 This tool is useful when you or your organization are drawing up a sponsorship agreement. Please note that there are several ways to write a sponsorship contract. You should therefore adapt the template to each situation. Once signed, the contract governs the contractual relationship between the parties. It is therefore your responsibility to make sure the contract reflects the agreement you have made. We recommend that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar. Note that the person who signs the agreement on behalf of the organization must be authorized to do so.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Partnerships, sponsorships and visibility exchanges toolkit
Bilan : visibilité des partenaires
Outil #375

L’outil «Bilan : visibilité des partenaires» sert à centraliser l’ensemble des informations sur les différentes valeurs de visibilités que vous offrez à vos partenaires et commanditaires.

375 Cet outil cartographie l'ensemble des ententes faites au cours d'une année, et est donc à usage interne. Il s'agit d'un moyen d’assurer la cohérence dans vos offres de partenariats et de commandites et d'assurer le suivi des visibilités offertes. C'est aussi un guide dans les prises de décisions pour la personne responsable des partenariats et commandites. Cet outil doit être mis à jour lorsque de nouveaux partenariats et commandites sont initiés.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Trousse des partenariats, commandites et des échanges de visibilité
Partner Visibility Report
Outil #375

The "Partner Visibility Report" tool is used to bring together all information concerning the different kinds of visibility that you offer to your partners and sponsors.

375 This tool must be updated once new partnerships and sponsorships are undertaken. It is a means of ensuring consistency in your partnership and sponsorship offers and of following up with the visibility that has already been offered. It is a guide to help the person responsible of partnerships and sponsorships with making decisions.
Famille: Communication · Communication
Catégorie: Partnerships, sponsorships and visibility exchanges toolkit
Feuille de route d'un projet en art de la scène
Outil #411

L’outil «Feuille de route d’un projet en art de la scène» est un aide-mémoire qui recense les tâches à effectuer dans la réalisation d’un projet artistique, à chaque étape de la création : de l’idéation à la tournée, en passant par la promotion.

411 Cet outil est utile de façon ponctuelle. Il s’agit d’un outil qui peut être consulté avant de commencer un nouveau projet et tout au long du projet pour s’assurer de ne pas oublier d’étapes. Cet outil indique également quelle ressource au sein de votre équipe devrait être en charge de chacune des tâches. De ce fait, il peut être utilisé pour répartir les tâches au sein de votre équipe et établir l’échéancier du projet.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Planification et suivi de la mise en marché
Roadmap for a Performing Arts Project
Outil #411

The "Roadmap for a Performing Arts Project" is a checklist of the tasks involved in carrying out an artistic project, covering each stage of the process from concept development to touring, including promotion.

411 This tool can be useful on occasion; the Roadmap could be referred to before embarking on a new project and throughout the project to make sure no steps have been missed. It can also be used to assign tasks to your team members and to draw up a project timeline. It indicates which member of your team should be responsible for each task.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Dissemination Planning and Follow Up
Gestionnaire de contacts pour la diffusion
Outil #412

L'outil «Gestionnaire de contacts pour la diffusion» permet d'établir la liste des diffuseurs avec lesquels vous êtes en contact pour vous aider à développer et gérer vos relations avec ceux-ci.

412 Il permet de centraliser les informations concernant vos contacts (ex.: numéro de téléphone, courriel, etc.) et indique l'historique des étapes réalisées pour faciliter le suivi des échanges. Outil qui doit être mis à jour sur une base régulière (par la personne responsable de la diffusion, mais aussi par toute l'équipe) pour assurer un suivi efficace des démarches auprès des diffuseurs.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Planification et suivi de la mise en marché
Dissemination Contact Manager
Outil #412

The "Dissemination Contact Manager" is used to compile a list of all the presenters with whom you are in contact, making it easier to develop and manage your relationships with them.

412 To be used with the person responsible for dissemination and development. It can be added to and updated by team members. It centralizes their contact information (phone number, email, etc.) and summarizes your contact history so you can more easily keep track of your interactions.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Dissemination planning and follow up
Suivi de la mise en marché
Outil #413

L'outil «Suivi de la mise en marché» permet de lister les diffuseurs potentiels, ainsi que les opportunités de diffusion pour un ou plusieurs projets.

413 Cet outil permet aussi de planifier les démarches à effectuer et d’en assurer le suivi.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Planification et suivi de la mise en marché
Dissemination Tracking Spreadsheet
Outil #413

The tool "Dissemination Tracking Spreadsheet" is used to create a list of potential presenters and dissemination opportunities for your different projects.

413 This tools makes it easier to plan your contacts and then keep track of follow-ups.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Dissemination planning and follow up
Outil promotionnel pour vendre un spectacle
Outil #414

L'«Outil promotionnel pour vendre un spectacle» est un gabarit de fiche de présentation d’un spectacle dans lequel vous pouvez inscrire les informations pertinentes à sa promotion lors de l’approche aux diffuseurs : Titre, description, durée, public, jauge, etc.

414 Cet outil est pertinent ponctuellement, lors de la vente d’un spectacle. Il est pertinent de le compléter avec l’équipe des communications et de la diffusion.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Planification et suivi de la mise en marché
Promotional Tool for Selling a Production
Outil #414

The "Promotional Tool for Selling a Production" is a template for presenting a show in which you can enter information relevant to its promotion when approaching presenters: title, description, duration, audience, capacity, etc.

414 This tool is relevant from time to time, when a show is available for sale. It is relevant to complete it with the communications and distribution team.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Dissemination planning and follow up
Aide-mémoire : préparation pour un marché
Outil #415

L'outil «Aide-mémoire: préparation pour un marché» permet de tenir à jour une liste des marchés promotionnels.

415 Il comprend un aide-mémoire des bons outils et matériels promotionnels à avoir lors de la participation à une foire ou un évènement lié à la promotion de la vente d’un spectacle.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Planification et suivi de la mise en marché
Market Readiness Checklist
Outil #415

The tool "Market Readiness Checklist" is used to maintain an updated list of promotional events.

415 It includes a checklist of the promotional tools and materials you should bring to an arts market or event to promote the sale of your production.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Dissemination planning and follow up
Estimateur de coûts de tournée d'un spectacle
Outil #421

L'outil «Estimateur de coûts de tournée d'un spectacle» sert à évaluer les frais engendrés par une tournée.

421 L'outil Estimateur de coûts de tournée d'un spectacle contient deux onglets. Le premier, Estimateur de coûts de tournée d'un spectacle, vous permet d'estimer les coûts réels d'une tournée en incluant tous les frais à considérer (coûts des répétitions en préparation de la tournée, frais d'hébergement, per diem, frais de transport, etc.). L'onglet Estimateur de coûts de plateau vous permet d'estimer uniquement les coûts, salaires et frais, reliés à chaque représentation de l'œuvre, en excluant les frais reliés à la tournée tels que l'hébergement, les per diem, le transport. Il peut vous aider à déterminer le cachet minimal qui devrait être demandé au(x) diffuseur(s) pour couvrir les coûts de chaque représentation. L'outil peut également être utile pour déterminer les montants à inclure lors des demandes de subvention de tournée.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Négociation des contrats
Cost Estimator for Touring a Show
Outil #421

The "Cost Estimator for Touring a Show" tool is used to estimate the costs of a tour.

421 This tool consists of two tabs. Use the first tab, the Touring Costs Estimator, to estimate the actual costs of touring, including all related expenses (cost of pre-tour rehearsals, accommodations, per diem, transportation, etc.). Use the second tab, the Stage Costs Estimator, to estimate just the costs, salaries and expenses for each performance, excluding touring costs such as accommodations, per diem and transportation. This can be helpful for determining the minimum fee for which you should ask the presenter(s) to cover the cost of each performance. This tool can also be useful for determining the amounts to be included in tour grant applications.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Contract Negociation
Conditions de tournée : discussions préalables au contrat
Outil #422

L'outil «Conditions de tournée - discussions préalables au contrat» permet d'établir une liste des conditions de tournée qui doivent être discutées avec un diffuseur en vue de celle-ci.

422 Il vous permet également de déterminer les conditions minimales à exiger (cachet, durée du montage, etc.) pour que la diffusion soit réalisable. Les informations qu'il contient pourront vous servir par la suite lors de la rédaction d'une lettre d'entente d'avant-contrat ou lors de la signature du contrat de diffusion.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Négociation des contrats
Touring Conditions - Pre-Contract Discussions
Outil #422

Use the "Touring Conditions - Pre-Contract Discussions" tool to draw up a list of touring conditions to be discussed with a presenter.

422 You can also use it to determine the minimum conditions you need to demand (fees, setup time, etc.) for the tour to be viable. Subsequently, you could use the information to draft a pre-contract letter of agreement or a presentation contract.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Contract Negociation
Feuille de calcul des per diem
Outil #423

L'outil «Feuille de calcul des per diem» vous permet de calculer les montants des per diem à verser à vos collaborateurs lors de tournées.

423 Cet outils est utile ponctuellement, lors de la préparation d'une tournée. Il propose deux façons différentes d'effectuer les calculs: L'onglet Per diem - Indice comparé coût de la vie vous permet de calculer et adapter les per diem selon le coût de la vie dans la ville visitée. L'onglet Per diem - Taux de change vous permet de calculer les per diem à verser selon le taux de change en vigueur dans le pays visité. Les tarifs indiqués à titre d'exemple proviennent des normes UDA. Vous pouvez les adapter selon : votre politique de travail, les tarifs préconisés par votre association professionnelle, votre convention collective le cas échéant, etc.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Négociation des contrats
Per Diem Calculator
Outil #423

The "Per Diem Calculator" can be used to calculate the per diems paid to your contributors when you tour.

423 This tool is useful on occasion - when preparing for a tour. It includes two ways to perform the calculation: Use the Per Diem - Cost of Living Index tab to calculate and adjust per diems based on the comparative cost of living in the city you’re visiting. Use the Per Diem - Exchange Rate tab to calculate per diems based on the exchange rate in the country you’re visiting. The rates in the examples are taken from the Union des Artistes. You can adjust them based on your pay policies, the rates recommended by your professional association, your collective agreement if applicable, etc.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Contract Negociation
Conditions générales de vente d’un spectacle
Outil #424

L’outil «Conditions générales de vente d’un spectacle» centralise toutes les informations spécifiques et techniques autour d’un spectacle pour faciliter la discussion avec un diffuseur et le début des négociations.

424 Cet outil est utile ponctuellement, lors de la vente d’un spectacle. Nous recommandons de compléter cet outil avec la direction artistique et générale et la direction technique.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Négociation de contrats
General Terms and Conditions for the Sale of a Performance
Outil #424

The "General Terms and Conditions for the Sale of a Performance" tool centralizes all the specific and technical information about a show to facilitate the discussion with a presenter and the beginning of the negotiations.

424 This tool is useful on occasion, when selling a show. We recommend completing this tool with the artistic and general management and the technical management.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Contract Negociation
Lettre d'entente d’avant-contrat
Outil #425

L’outil «Lettre d’entente d’avant-contrat» est un modèle d’entente entre un artiste ou une compagnie artistique et un diffuseur qui permet de mettre sur papier les conditions de diffusion et/ou de tournée qui ont été discutées au préalable et sur lesquelles vous vous êtes entendus.

425 Cet outil est utile de façon ponctuelle; une fois que les conditions de diffusion ou de tournée ont été discutées et établies avec le diffuseur. L’entente ne remplace pas le contrat, mais permet de fixer les conditions de diffusion avant que celui-ci ne soit signé. Ces lettres d’entente peuvent être exigées dans les demandes de subvention d’aide à la tournée. Veuillez noter qu’il existe plusieurs façons de rédiger une entente.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Négociation des contrats
Pre-Contract Letter of Agreement
Outil #425

The "Pre-Contract Letter of Agreement" is a template for an agreement between an artist or company and a presenter.

425 This tool is useful on occasion, after the terms and conditions for the performance have been discussed and agreed upon with the presenter. It puts into writing the previously discussed and agreed-upon terms and conditions for dissemination. It doesn’t replace a contract but serves to set down the terms and conditions before the contract is signed. A letter of agreement may be required for a grant application. There are several ways to write a letter of agreement.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Contract Negociation
Aide-mémoire pour la tournée
Outil #431

L'outil «Aide-mémoire pour la tournée» recense les tâches et éléments à ne pas oublier dans la préparation d'une tournée, au niveau administratif, logistique, etc.

431 Cet outil est utile ponctuellement; lors de la préparation d'une tournée. Il vous permet de faire le suivi de chaque étape et peut être utilisé pour répartir les tâches au sein de votre équipe.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Préparation et gestion de la tournée
Tour Checklist
Outil #431

The "Tour Checklist" tool compiles the tasks and elements to remember when preparing for a tour, with respect to administrative matters, logistical matters, etc.

431 This tool can be useful on occasion - when preparing for a tour. The tool is designed to help you follow up with each step that needs to be completed and can also be used to assign tasks within your team.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Tour Preparation and Management
Cahier de tournée : version numérique
Outil #432

L’outil «Cahier de tournée : version numérique» est un gabarit servant à la rédaction d’un livret qui rassemble toutes les informations pertinentes et utiles pour l’équipe en tournée (ex.: détails sur les lieux d’hébergement, coordonnées des personnes-ressources, etc.).

432 Cet outil est utile ponctuellement, juste avant une tournée. Cette version est optimisée pour être utilisée et partagée électroniquement avec l’équipe de tournée.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Préparation et gestion de la tournée
Tour Handbook and Directory - Digital Version
Outil #432

The "Tour Handbook and Directory - Digital Version" tool is a template used to create a booklet that gathers all relevant and useful information for the touring team (e.g.: details on accommodation, contact information, etc.).

432 This tool is useful on a one-time basis, just before a tour. This version is optimized to be used and shared electronically with the tour team.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Tour Preparation and Management
Cahier de tournée : version pour impression
Outil #433

L’outil «Cahier de tournée - version pour impression» est un gabarit servant à la rédaction d’un livret qui rassemble toutes les informations pertinentes et utiles pour l’équipe en tournée (ex. : détails sur les lieux d’hébergement, coordonnées des personnes-ressources, etc.).

433 Cet outil est utile ponctuellement, juste avant une tournée. Une fois complété, il est distribué en format papier (impression livret en PDF) ou par courriel à tous les membres de l’équipe de tournée.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Préparation et gestion de la tournée
Tour Handbook and Directory: Print Version
Outil #433

The "Tour Handbook and Directory: Print Version" is a template for creating a booklet containing all the relevant and useful information needed by the tour team, such as details on accommodation, contact information for resource persons, etc.

433 This tool is useful on a one-time basis, just before a tour. Once completed, it is distributed in paper format (printable PDF booklet) or by email to all members of the tour team.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Tour Preparation and Management
Rapport de petite caisse au Québec et à l'Étranger
Outil #434

L'outil «Rapport de petite caisse au Québec et à l'étranger» est un gabarit utilisé à des fins comptables pour compiler toutes les dépenses effectuées, par tous les collaborateurs, dans la petite caisse d'un projet ou d'une tournée.

434 Cet outil est utile ponctuellement, spécifiquement en contexte de fin de tournée ou de projet. Note : la devise utilisée à titre d'exemple est l'Euro, mais vous pouvez la modifier selon vos besoins.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Préparation et gestion de tournée
Rapport de tournée
Outil #435

L’outil «Rapport de tournée» sert à dresser un bilan à la fin d’une tournée afin de déterminer les conditions dans lesquelles celle-ci s’est déroulée, les impacts, les retombées et les perspectives.

435 Cet outil est utile ponctuellement, à la fin d’une tournée. Il vous permet ainsi d’avoir un historique de chaque tournée et de connaître l’état des relations avec les diffuseurs impliqués, ce qui peut être utile dans la planification de prochaines diffusions chez ces programmateurs. Ces informations peuvent vous être utiles lorsque vous complétez vos rapports pour les subventions de tournées reçues.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Préparation et gestion de la tournée
Tour Report
Outil #435

The "Tour Report" tool is used to draw up a report at the end of a tour in order to determine the conditions in which it took place as well as its impact, benefits and prospects.

435 This tool is useful occasionally, at the end of a tour. It provides you with a breakdown of each tour and the state of relations with the presenters who were involved in the tour, which can be useful when planning for future performances with these programmers. This information can also be useful for you when you begin completing the reports of the touring grants that you have received.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Tour Preparation and Management
Tableau de suivi des billets de faveur
Outil #436

L'outil «Tableau de suivi des billets de faveur» vous permet d'établir la liste des invités ayant confirmé leur présence à un spectacle et d'indiquer le nombre et le type de billets de faveur à leur remettre.

436 L'outil est pertinent en contexte de présentation d'un spectacle. L'outil peut être partagé avec le diffuseur qui accueille le spectacle ou avec la billetterie du lieu de présentation. Il est complémentaire à votre liste d'envoi d'invitations.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Préparation et gestion de la tournée
Prérequis en webdiffusion
Outil #441

L’outil «Prérequis en webdiffusion» s'adresse aux directions générales et artistiques ainsi qu'aux équipes de programmation et sert à orienter la réflexion pour identifier les besoins et objectifs dans le choix d'une formule de webdiffusion.

441 Les étapes préalables vous amèneront à réfléchir à l'ADN de votre organisation (mission, vision, valeurs) pour ensuite explorer une grille comparative des formules de webdiffusion (la diffusion en direct, la captation déjà existante d'un spectacle et la nouvelle production pour diffusion à l'écran). Un tableau des opportunités et contraintes de votre organisation vous dirigera vers la formule la plus adéquate pour vous. Il s’agit d’un outil qui peut être consulté avant de commencer un nouveau projet de webdiffusion et tout au long du projet pour s’assurer de ne pas oublier des étapes.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Envisager la webdiffusion
Grille comparative de plateformes de webdiffusion
Outil #442

L’outil «Grille comparative de plateformes de webdiffusion» s'adresse aux directions générales et artistiques ainsi qu'aux équipes de programmation est offre une compilation des informations sur les différentes plateformes de webdiffusion existantes.

442 Cet outil prend sa pertinence lorsque vous êtes à la recherche d'une plateforme de webdiffusion.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Envisager la webdiffusion
Cahier des charges: Préparer son projet de webdiffusion
Outil #443

L’outil «Cahier des charges: Préparer son projet de webdiffusion» s'adresse aux directions générales et artistiques ainsi qu'aux équipes de programmation et vous guide dans la préparation de votre projet de webdiffusion.

443 L'outil vous amènera à définir votre projet de webdiffusion. Vous serez amené à identifier les objectifs à court, moyen et long terme ainsi que les grandes lignes de votre plan stratégique. Il s’agit d’un outil qui peut être consulté avant de commencer un nouveau projet de webdiffusion et tout au long du projet pour s’assurer de ne pas oublier des étapes.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Envisager la webdiffusion
Plan d'action pour développer et renforcer son auditoire en webdiffusion
Outil #444

L'outil «Plan d'action pour développer et renforcer son auditoire en webdiffusion» est un document permettant d'organiser les différentes stratégies, actions à poser et moyens nécessaires pour développer le public d'un projet de webdiffusion.

444 Cet outil doit être rempli après rédaction de votre Plan stratégique. Il est important de le consulter et de le mettre à jour régulièrement, car cet outil est votre tableau de bord pour mettre en oeuvre votre plan d'action pour développer et renforcer votre auditoire en webdiffusion.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Envisager la webdiffusion
Marketing numérique en contexte de webdiffusion
Outil #445

L’outil «Marketing numérique en contexte de webdiffusion» est un aide-mémoire des tâches et éléments à ne pas oublier dans la communication et le marketing de son projet de webdiffusion.

445 L’outil permet de visualiser rapidement et de manière non exhaustive tout ce qu'il faut garder en tête, tout en permettant de voir à quelle étape du projet vous êtes rendus. Il s'agit d'un outil de suivi à mettre à jour à toutes les étapes du projet.
Famille: Diffusion · Dissemination
Catégorie: Envisager la webdiffusion
Pense-bête pour la faisabilité d'un décor
Outil #511

L'outil «Pense-bête pour la faisabilité d'un décor» est un aide-mémoire des points à considérer et à vérifier dans la réflexion sur la conception du décor.

511 Il vous permet d'anticiper les besoins et de juger des impacts des choix, par exemple au niveau technique, sécurité, visibilité du public, etc. Cet outil s'adresse aux artistes, gestionnaires et entrepreneur·euse·s culturel·le·s. Cet outil doit être complété avec la personne en charge de la scénographie et avec la direction technique.
Famille: Production · Production
Catégorie: Les astuces de la production
Liste des fournisseurs : production
Outil #512

L'outil «Liste des fournisseurs : production» permet d'établir une liste de références de fournisseurs par catégorie de services fournis auxquels votre compagnie pourrait avoir recours (ex.: compagnie d'ignifugation, location de machines à fumée, métal, etc.).

512 Il s'agit d'un outil collaboratif auquel tous les membres de l'équipe peuvent contribuer. Vous pouvez ajouter les contacts de vos fournisseurs afin de les partager avec votre équipe et mettre à jour les contacts déjà inscrits.
Famille: Production · Production
Catégorie: Les astuces de la production
List of Production Suppliers
Outil #512

The tool "List of Production Suppliers" allows you to establish a reference list of suppliers that your company could use by category of service provided (e.g. fireproofing company, smoke machine rental, metal, etc.).

512 This is a collaborative tool that all team members can contribute to. You can add the contact information of your suppliers in order to share it with your team and update the information that has already been entered.
Famille: Production · Production
Catégorie: Production Tips
Bottin de production
Outil #513

L'outil «Bottin de production« permet d'établir une liste regroupant le nom, la fonction et les coordonnées de toutes les personnes impliquées dans la création et la production d'une œuvre artistique.

513 Cet outil est utile dans le contexte d'un spectacle, d'un projet, d'une production. Il est distribué à tous afin de faciliter les communications et s'assurer que les coordonnées des membres de l'équipe sont à jour.
Famille: Production · Production
Catégorie: Les astuces de la production
Production Directory
Outil #513

The "Production Directory" tool makes it possible to establish a list of the names, positions and contact information for all the people involved in the creation and production of a creative work.

513 This tool is useful in the context of a show, a project or a production. It is distributed to everyone in order to facilitate communication and to ensure that team members' contact information is up to date.
Famille: Production · Production
Catégorie: Production Tips
Contrat de coproduction entre créateurs
Outil #514

L’outil «Contrat de coproduction entre créateurs» est un gabarit servant de base à la rédaction d’un contrat entre des partenaires, ici, des organismes artistiques ou des artistes, qui se regroupent afin de financer, concevoir, produire et diffuser une œuvre artistique.

514 Le contrat permet de formaliser les modalités de l’entente, de mettre en place l’entente financière entre les partenaires et de fixer les obligations et les responsabilités de chacun dans divers domaines (ex. : finances, communications, diffusion, prise de décision artistique, etc.) en vue de la bonne réalisation du projet. Veuillez noter qu’il existe plusieurs façons de rédiger un contrat de coproduction. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation. En effet, une fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que le contrat reflète l’entente intervenue. À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec. Il est à noter que les personnes signataires de l’entente doivent être autorisées à le faire par une résolution de leur conseil d'administration.
Famille: Production · Production
Catégorie: Les astuces de la production
Coproduction Contract Between Creators
Outil #514

The "Coproduction Contract Between Creators" tool is a basic template for writing a contract between partners, i.e. artistic organizations or artists, who join together to finance, design, produce and present an artistic work.

514 The contract formalizes the terms of the agreement, establishes the financial arrangements between the partners and identifies the obligations and responsibilities of each party in various areas (e.g.: finances, communications, presentation, artistic decision making, etc.) with a view to successful project implementation. There are several ways to write a coproduction contract. You should therefore adapt the template to each situation. Once signed, the contract governs the contractual relationship between the parties thereto. It is therefore your responsibility to ensure that the contract reflects the agreement in place. To that end, it is recommended that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar association. The individuals who sign the agreement must be authorized to do so by resolution of their Board of directors.
Famille: Production · Production
Catégorie: Production Tips
Calendrier des activités artistiques
Outil #521

L’outil «Calendrier des activités artistiques» vous aide à planifier les différentes étapes de votre pratique artistique ou des activités de votre organisation, de la phase de recherche à la diffusion, en passant par tout ce qui se trouve entre les deux.

521 Il est important de consulter et de mettre à jour cet outil régulièrement, dès qu'il y a un changement avec un de vos projets artistiques. L'objectif de cet outil est de vous offrir une vue d'ensemble de l'état d'avancement et de la situation actuelle de chacun de vos projets artistiques. Cette vision globale du développement de ces projets vous permet de coordonner chaque élément de votre pratique d'une manière harmonieuse et efficace.
Famille: Production · Production
Catégorie: Planification et gestion des horaires
Gestionnaire : Cycles de création
Outil #522

L'outil «Gestionnaire: Cycles de création» permet de planifier et de visualiser l’agencement des différentes étapes (recherche, création, production, diffusion, reprise, tournée) pour chaque projet.

522 Cet outil prend sa pertinence lorsque vous voulez avoir une vue d'ensemble de l'ensemble de vos projets à venir, et comment ceux-ci interagissent et se chevauchent dans le temps.
Famille: Production · Production
Catégorie: Planification et gestion des horaires
Creation Cycle Manager
Outil #522

The "Creation Cycle Manager" tool allows you to plan and visualize the arrangement of the different stages (research, creation, production, distribution, revival, touring) for each project.

522 This tool becomes relevant when you want to have an overview of all your upcoming projects, and how they interact and overlap in time.
Famille: Production · Production
Catégorie: Schedule Planning and Management
Gestionnaire de production : court terme
Outil #523

L'outil «Gestionnaire de production: court terme» permet de regrouper le cahier de régie, la gestion des présences en scène, le suivi des répétitions et les disponibilités à court terme de l’équipe.

523 Cet outil aide grandement lors de la planification générale d'un projet. Il est important de mettre à jour cet outil régulièrement car cet document détaille, entre autres, tous les besoins techniques associés au projet et les personnes mobilisées.
Famille: Production · Production
Catégorie: Planification et gestion des horaires
Gestionnaire de production : long terme
Outil #524

L'outil «Gestionnaire de production: long terme» permet de regrouper les disponibilités de l’équipe artistique, l’équipe de production et celles des lieux de créations. De plus, à travers un échéancier, il est possible de voir l’ensemble des dates importantes sur une période de 3 ans.

524 Cet outil permet de planifier les grandes étapes de production pour un projet, d'énumérer les différents lieux qui sont disponibles et que l'on doit fréquenter dans le cadre de la production et d'énumérer les différentes personnes impliquées dans le projet ainsi que de détailler leurs disponibilités. Il est important de mettre à jour cet outil régulièrement.
Famille: Production · Production
Catégorie: Planification et gestion des horaires
Horaire et coûts de montage, répétitions et représentations
Outil #531

L'outil «Horaire et coûts de montage, répétitions et représentations» vous permet d'établir l'horaire des équipes techniques requises lors des différentes étapes de la présentation d'un spectacle et de déterminer les coûts selon les taux horaires.

531 Cet outil est utile de façon ponctuelle; Lors de l'élaboration des horaires de travail. L'horaire technique est habituellement rempli par la direction de production ou la direction technique. Veuillez noter que l'horaire de montage (sans la liste des coûts), ainsi que la liste du personnel nécessaire au montage, apparaît généralement dans la fiche technique du spectacle qui est transmise au diffuseur ou à la salle de spectacle. Le modèle proposé est à utiliser à l'interne, puisque des informations financières y apparaissent.
Famille: Production · Production
Catégorie: Gestion budgétaire de la production
Scheduling and Costs for Set-Up, Rehearsals and Performances
Outil #531

Use the "Scheduling and Costs for Set-Up, Rehearsals and Performances" tool to draw up a schedule for the technical crew covering every stage of presenting a show and to determine the cost, based on hourly rates.

531 This tool is useful on occasion - use when preparing work schedules. Note that the set-up schedule (without the costs) and the set-up crew list are usually included on the technical rider provided to the presenter or the venue. This template is intended for internal use, since it includes financial information.
Famille: Production · Production
Catégorie: Production Budget Management
Journal des dépenses
Outil #532

L'outil «Journal des dépenses» permet de dresser la liste des dépenses reliées à un projet de création. Il favorise le suivi et le contrôle des enveloppes budgétaires allouées à chaque département artistique (scénographie, éclairages, costumes, etc.) et fait l'historique des factures payées à des fins comptables.

532 Cet outil prend sa pertinence lorsqu'il est utilisé de façon quotidienne ou de façon très régulière pour assurer un suivi optimal au cours d'un projet artistique.
Famille: Production · Production
Catégorie: Gestion budgétaire de la production
Expense Journal
Outil #532

The "Expense Journal" tool makes it possible to establish a list of expenses related to a project of creation. It helps track and control the budget envelopes allocated to each artistic department (set design, lighting, costumes, etc.) and provides a history of invoices paid for accounting purposes.

532 This tool must be updated daily or on a very frequent basis in order to ensure optimal follow up.
Famille: Production · Production
Catégorie: Production Budget Management
Budget de production
Outil #533

L'outil «Budget de production» gère les prévisions budgétaires pour les dépenses liées à un projet, qu’il s’agisse d’une création, d’une reprise ou d’une tournée et permet la révision et les suivis comptables.

533 Cet outil peut être utilisé pour prévoir les recettes et les dépenses d'un projet spécifique. Il doit être mis à jour chaque fois que de nouvelles informations concernant les dépenses et les revenus de production prévus changent. Il comprend également une section qui vous permet de compter rapidement les coûts de plateau en fonction des honoraires des interprètes et de la régie, des redevances, ainsi que des imprévus.
Famille: Production · Production
Catégorie: Gestion budgétaire de la production
Production Budget
Outil #533

The "Production Budget" tool is a template that can be used to budget activities pertaining to the production aspect of a project.

533 This tool can be used to forecast revenues and expenses for a specific project. It can be used to forecast expenses related to this project whether it is for creation, a revival or a tour and it allows for revision and accounting follow-ups. It includes a section that allows you to quickly count the costs per performance based on the performers and running crew fees, the royalties, as well as contingencies.
Famille: Production · Production
Catégorie: Production Budget Management
Liste de tâches par corps de métier
Outil #541

L’outil «Liste de tâches par corps de métier» est une liste plus ou moins exhaustive des tâches habituellement prises en charge par chacun des corps de métiers formant une équipe de production classique.

541 L'outil est utile lorsque vous ou votre compagnie êtes en préparation de la création ou de la production de votre projet. Il est à noter que dans le cas d’une équipe réduite, certains rôles peuvent être pris en charge par une même personne (ex. DP-DT).
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
List of Tasks by Position
Outil #541

The "List of tasks by position" tool is a more or less exhaustive list of the tasks usually performed by each of the positions forming a classic production team.

541 The tool is useful when you or your company are preparing the creation or production of your project. It should be noted that in the case of a small team, some roles can be taken on by the same person (e.g. PM-TD).
Famille: Production · Production
Catégorie: Employment Toolkit
Organigramme de compagnie : exemple
Outil #542

L'outil «Organigramme de compagnie : exemple» propose un exemple de structure organisationnelle régulière dans le processus de production.

542 Il permet de savoir de qui répond chaque membre de l'équipe de production. La clé reste la clarté afin que chacun·e soit au courant de son rôle, de sa position et de ce qu’on attend de chacune des parties.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
Organigramme de compagnie : vierge
Outil #543

L'outil «Organigramme de compagnie : vierge» propose un canevas pour l'organisation de la structure de votre équipe de production.

543 Cet outil est utile en tout temps. Il permet de savoir de qui répond chaque membre de l'équipe. La clé reste la clarté afin que chacun·e soit au courant de son rôle, de sa position et de ce qu’on attend de chacune des parties.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
Contrat de service: travailleur autonome
Outil #544

L’outil «Contrat d’engagement pour un travailleur autonome» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre un travailleur autonome embauché dans le cadre d’une création et un producteur, une compagnie artistique ou un artiste indépendant.

544 Veuillez noter qu’il ne doit pas être confondu avec l’embauche d’un employé et qu’il existe plusieurs façons de rédiger un contrat d’engagement. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation et le cas échéant y intégrer les dispositions applicables de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur leurs contrats avec les diffuseurs (RLRQ, S-32.01). Une fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que le contrat reflète l’entente intervenue. À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
Service contract - Self-Employed Worker
Outil #544

The "Self-Employment Contract" tool is a template for creating a contract between a self-employed person hired for a creative project and a producer, an artistic company or an independent artist.

544 Please note that it should not be confused with hiring an employee and that there are several ways to write an employment contract. Thus, you will have to adapt it to each situation and, if necessary, integrate the applicable provisions of the Act respecting the professional status of artists in the visual arts and crafts and literature, and their contracts with promoters (RLRQ, S-32.01). Once signed, the contract will govern the contractual relationship between the persons who have entered into it. It is therefore your responsibility to ensure that the contract reflects the agreement reached. In this regard, it is recommended that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec Bar.
Famille: Production · Production
Catégorie: Employment Toolkit
Contrat de service: concepteur
Outil #545

L’outil «Contrat de service avec un concepteur» est un gabarit servant de base pour la création d’un contrat entre un concepteur artistique embauché dans le cadre d’une création et un producteur, une compagnie artistique ou un artiste indépendant.

545 Le contrat de service diffère du contrat pour l’embauche d’un·e employé·e. Le·la concepteur·rice est un·e fournisseur·e de services, qui est autonome dans l’exécution du contrat. Il n’existe aucun lien de subordination entre le·la concepteur·rice et son·sa client·e. Veuillez noter qu’il existe plusieurs façons de rédiger un contrat de service. Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation et le cas échéant vous conformer aux dispositions applicables de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, des métiers d’art et de la littérature et sur leurs contrats avec les diffuseurs (RLRQ, S-32.01) et notamment ses articles 30 à 42. Une fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que le contrat reflète l’entente intervenue. À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec. Il est à noter que la personne signataire de l’entente au nom du producteur doit être autorisée à le faire par une résolution du conseil d'administration.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
Service Contract - Designer
Outil #545

The "Service Contract with a Designer" is a basic template for establishing a contract between an artistic designer hired for a production and a producer, artistic company or independent artist.

545 The service contract is different from an employment contract for an employee. The designer is an independent service provider working on contract. There is no supervisor-subordinate relationship between the designer and the client. There are several ways to write a service contract. You should therefore adapt the template to each situation and, where necessary, comply with the applicable provisions of the Act respecting the professional status of artists in the visual arts, arts and crafts and literature, and their contracts with promoters (CQLR, c S-32.01), in particular sections 30 to 42. Once signed, the contract governs the contractual relationship between the parties thereto. It is therefore your responsibility to ensure that the contract reflects the agreement in place. To that end, it is recommended that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar association. It should be noted that the person who signs the agreement on behalf of the producer must be authorized to do so by resolution of the board of directors.
Famille: Production · Production
Catégorie: Employment Toolkit
Contrat de service: interprète
Outil #546

L’outil «Contrat de service avec un interprète» est un gabarit servant d’outil de base pour la création d’un contrat de service entre un interprète qui n’est pas membre d’une association professionnelle (par ex. : UDA) et un producteur, une compagnie artistique ou un artiste indépendant.

546 Ainsi, vous devrez l’adapter à chaque situation. En effet, une fois signé, le contrat régira la relation contractuelle entre les personnes qui s’y sont engagées. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que le contrat reflète l’entente intervenue. À cet égard, il est recommandé de consulter un conseiller juridique membre du Barreau du Québec. Il est à noter que la personne signataire de l’entente au nom de l’employeur doit être autorisée à le faire par une résolution du conseil d'administration.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
Service Contract - Performer
Outil #546

The "Service Contract with a Performer" tool is a basic template for establishing a service contract between a performer who is not a member of a professional association (e.g.: CAEA) and a producer, artistic company or independent artist.

546 You should therefore adapt the template to each situation. Once signed, the contract governs the contractual relationship between the parties thereto. It is therefore your responsibility to ensure that the contract reflects the agreement in place. To that end, it is recommended that you consult a legal advisor who is a member of the Quebec bar association. It should be noted that the person who signs the agreement on behalf of the employer must be authorized to do so by resolution of the board of directors.
Famille: Production · Production
Catégorie: Employment Toolkit
Avis d'audition
Outil #547

L’outil «Avis d’audition» est un gabarit servant à composer un recrutement artistique de candidats.

547 L’outil est utile lorsque vous ou votre organisation êtes en phase de recrutement pour un projet artistique. Il est suggéré de compléter avec l’appui de la direction de l’organisme.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse d'engagement
Audition Notice
Outil #547

The "Audition Notice" is a template that can be used to recruit artists.

547 Use this tool when you or your organization are recruiting artists, dancers or performers in the context of an artistic project. We suggest filling in this tool with the help of the organization’s management.
Famille: Production · Production
Catégorie: Employment Toolkit
Rapport de répétition
Outil #551

L’outil «Rapport de répétition» est utilisé pour assurer le suivi entre les différentes conceptions d’un spectacle.

551 Il permet de noter les changements et les décisions prises par le·la créateur·rice lors des répétitions et d’en informer les personnes responsables des conceptions. Le rapport est habituellement produit par l’assistance à la mise en scène ou la personne en charge de la direction des répétitions. Cet outil est habituellement produit une fois par semaine et distribué par voie électronique aux concepteurs et conceptrices.
Famille: Production · Production
Catégorie: Mémoire des répétitions et du spectacle
Rapport de spectacle
Outil #552

L’outil «Rapport de spectacle» permet de dresser le bilan après une représentation et d’indiquer comment celle-ci s’est déroulée.

552 Cet outil doit être utilisé après chaque représentation d'un spectacle. L’outil est rempli par la régie générale / l’assistant(e)-chorégraphe/la personne en charge de la direction des répétitions pour prendre des notes selon les départements, indiquer les problèmes survenus, etc. Ces notes seront partagées avec le théâtre et la compagnie pour les informer du déroulement de la représentation.
Famille: Production · Production
Catégorie: Mémoire des répétitions et du spectacle
Performance Report
Outil #552

The "Performance Report" tool serves to prepare a report after a performance and record details concerning the show.

552 The tool must be completed after each performance. It can be used by the stage manager / assistant choreographer / rehearsal director to take notes concerning their department, indicate problems, etc. The notes will be shared with the theatre and the company to inform them how the performance went.
Famille: Production · Production
Catégorie: Rehearsal and Performance Record
Découpage technique pour le théâtre
Outil #553

L'outil «Découpage technique pour le théâtre» vous permet d'établir le découpage d'une œuvre théâtrale par scène et en ordre chronologique.

553 L'outil est utilisé avant de débuter la création. Il précise les besoins et particularités de chaque scène (décors, effets spéciaux, etc.). L'outil est utilisé par l'assistance à la mise en scène et la direction de production.
Famille: Production · Production
Catégorie: Mémoire des répétitions et du spectacle
Technical Breakdown for the Theatre
Outil #553

The "Technical Breakdown for the Theatre" tool is useful for breaking down a play by scene, in chronological order.

553 The tool is used prior to the start of the production. It sets out the specific features and requirements of each scene (set, special effects, etc.). It is used by the assistant director and the production manager.
Famille: Production · Production
Catégorie: Rehearsal and Performance Record
Fiche technique
Outil #554

L’outil «Fiche technique» est un gabarit pour vous aider à rédiger une fiche technique de spectacle.

554 Cet outil doit être complété en fin de processus de création d’un spectacle. La fiche technique rassemble tous les besoins techniques, matériels et humains pour la présentation d’une œuvre. Elle est le plus souvent destinée aux diffuseurs intéressés à présenter votre création et doit être la plus complète et précise possible puisqu’elle permet notamment de confirmer la faisabilité du spectacle dans un lieu. Elle est souvent annexée au contrat de diffusion.
Famille: Production · Production
Catégorie: Mémoire des répétitions et du spectacle
Technical Rider
Outil #554

The "Technical Rider" is a template that will help you write a technical rider for a show.

554 This tool must be completed at the end of the process of mounting a show. It covers all the technical, physical and human resources needed to present the work. It is most often provided to presenters interested in presenting your creation and must be as complete and precise as possible, because it serves, among other things, to determine whether the show can be presented at a given venue. It is often attached to the presentation contract. The template can be adapted to your needs.
Famille: Production · Production
Catégorie: Rehearsal and Performance Record
Liste : Documents à conserver suite à un spectacle
Outil #555

L'outil «Liste : Documents à conserver suite à un spectacle» sert à dresser la liste des documents qui doivent être rassemblés et archivés à la fin des représentations d'un spectacle par les différents membres de l'équipe.

555 Cet outil doit être rempli à la fin de la première phase de représentations d'un spectacle. Ces archives serviront notamment en cas de reprise du spectacle.
Famille: Production · Production
Catégorie: Mémoire des répétitions et du spectacle
List: Documents to Conserve Following a Performance
Outil #555

Use the "List: Documents to Conserve Following a Performance" tool to prepare a list of the documents that should be collected and archived by the members of the team after a production closes.

555 This tool must be completed at the end of the production’s first run. Among other things, these records will be useful for any future revival.
Famille: Production · Production
Catégorie: Rehearsal and Performance Record
Cahier des charges: logistique d'un événement
Outil #561

L’outil «Cahier des charges : logistique d’un événement» regroupe tous les éléments et les besoins reliés à l’organisation et la réalisation d’un événement ou d’un spectacle en extérieur ou in situ.

561 Il est partagé avec toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre du projet et précise ce qui est attendu de chacune. Il sert de référence et d’encadrement et présente les différentes procédures et différents plans (d’urgence, de transport, etc.) qui ont été adoptés et que tous doivent suivre.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Fiche de comparaison des sites
Outil #562

L'outil «Fiche de comparaison des sites» vous aide à déterminer le site idéal pour tenir votre événement.

562 Il s'agit d'un outil collaboratif qui doit être complété en équipe. En effet, cet outil considère plusieurs critères ainsi que l'importance qu'ils ont dans la mise en place de votre projet (ex.: sécurité, accessibilité, services disponibles sur place, etc.).
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Site Comparison Worksheet
Outil #562

The "Site Comparison Worksheet" can help you choose the best site for your event, based on various criteria and their relative importance for your project (e.g. security, access, on-site services, etc.).

562 This is a collaborative tool that must be completed as a team. Indeed, this tool considers several criteria as well as the importance they have in the implementation of your project (security, accessibility, services available on site, etc.).
Famille: Production · Production
Catégorie: Event Logistic Toolkit
Plan de risques
Outil #563

L'outil «Plan de risques» sert à dresser la liste des incidents, problèmes, contretemps qui pourraient survenir avant et durant la réalisation d'un événement.

563 Cet outil prend sa pertinence lorsqu'il est réalisé en groupe. Il vous permet de mesurer l'impacts des incidents sur l'événement et de déterminer les solutions ou mesures pouvant être prises pour les atténuer (ex.: prévoir du matériel pour couvrir l'équipement en cas de pluie, etc.).
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Budget logistique
Outil #564

L'outil «Budget logistique» est un gabarit pour vous aider à établir un budget pour un spectacle ou un événement présenté en extérieur ou in situ.

564 Cet outil prend sa pertinence lorsqu'il est réalisé en amont de l'événement, mais doit être mis à jour pendant la préparation et le déroulement de celui-ci. Il est suggéré de compléter l'outil avec la direction.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Logistics Budget
Outil #564

The "Logistics Budget" tool is a template to help you prepare a budget for an outdoor or on-location performance or event.

564 This tool is most relevant when it is completed before the event, but must be updated during the preparation and execution of the event. We suggest filling in this tool with management.
Famille: Production · Production
Catégorie: Event Logistics Toolkit
Échéancier logistique
Outil #565

L'outil «Échéancier logistique» sert à établir le calendrier de réalisation d'un projet, spectacle ou événement présenté en extérieur ou in situ.

565 Il indique les différentes étapes à réaliser et permet de déterminer l'échéancier global du projet et la répartition des tâches entre les collaborateurs et collaboratrices. Il centralise l'information et vous permet d'effectuer un suivi de la réalisation du projet.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Horaire aménagement et entretien
Outil #566

L'outil «Horaire aménagement et entretien» vous permet d'élaborer un horaire par jour pour l'aménagement et l'entretien du site de votre événement ou spectacle extérieur.

566 Cet outil prend toute sa pertinence lorsqu'il est partagé avec l'équipe en charge de ces aspects.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Layout and Maintenance Schedule
Outil #566

The "Layout and Maintenance Schedule" can be used to prepare a daily schedule for site layout and maintenance for your outdoor event or performance.

566 This tool is useful when shared with the team responsible for these activities.
Famille: Production · Production
Catégorie: Event Logistics Toolkit
Horaire des artistes et des bénévoles
Outil #567

L'outil «Horaire des artistes et des bénévoles» vous permet d'établir un horaire détaillé par jour pour l'équipe artistique et les bénévoles impliqués dans la réalisation d'un événement ou d'un spectacle en extérieur.

567 Cet outil a été pensé pour être à usage interne (un repère pour la personne responsable de la logistique), mais vous aide à faire la distribution de l'horaire aux membres de l'équipe.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Horaire équipe de sécurité
Outil #568

L'outil «Horaire équipe de sécurité» vous permet d'établir un horaire détaillé par jour pour l'équipe chargée de la sécurité du site sur lequel se déroule votre événement ou spectacle.

568 Cet outil, à usage interne, permet également de répartir les espaces à surveiller.
Famille: Production · Production
Catégorie: Trousse logistique pour événements
Security Team Schedule
Outil #568

The "Security Team Schedule" tool can be used to prepare a detailed daily schedule for the security team at the site where your event or performance is being held.

568 This tool can also be used to assign areas for each member of the security team to monitor.
Famille: Production · Production
Catégorie: Event Logistic Toolkit